Eine professionelle E-Mail-Adresse wie info@ihre-firma.de gehört zum Fundament jedes seriösen Unternehmensauftritts. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre eigene E-Mail-Domain einrichten — von der Domain-Registrierung über die DNS-Konfiguration bis zur Einrichtung in Outlook, Thunderbird und auf dem iPhone.

Schritt 1: Domain registrieren

Falls Sie noch keine Domain besitzen, ist der erste Schritt die Registrierung. Eine Domain ist Ihre Adresse im Internet — beispielsweise ihre-firma.de.

Die richtige Domain wählen

Bei der Wahl Ihrer Domain sollten Sie folgende Punkte beachten:

Wo registrieren?

Domains können Sie bei verschiedenen Registraren bestellen. Achten Sie darauf, dass die Domain auf Ihren Namen registriert wird (Sie sind der Domain-Inhaber) und dass Sie vollen Zugriff auf die DNS-Verwaltung haben. Beliebte Registrare sind InterNetX, INWX, Hetzner oder Strato.

Bei fokus it solutions können Sie die Domain-Registrierung direkt mit dem E-Mail Hosting beauftragen — wir kümmern uns um alles.

Schritt 2: DNS-Einträge konfigurieren

Nachdem Ihre Domain registriert ist, müssen die DNS-Einträge konfiguriert werden. DNS (Domain Name System) ist das „Telefonbuch" des Internets und sagt anderen Mailservern, wohin E-Mails für Ihre Domain zugestellt werden sollen.

MX-Record (Mail Exchange)

Der MX-Record ist der wichtigste DNS-Eintrag für E-Mail. Er legt fest, welcher Mailserver für den Empfang von E-Mails zuständig ist. Ein typischer MX-Record sieht so aus:

ihre-firma.de.  IN  MX  10  mail.ihre-firma.de.

Die Zahl (10) ist die Priorität — bei mehreren MX-Records wird der mit der niedrigsten Zahl bevorzugt. Das ermöglicht Redundanz: Wenn der primäre Mailserver ausfällt, wird der sekundäre verwendet.

SPF-Record

Der SPF-Record (Sender Policy Framework) legt fest, welche Server E-Mails für Ihre Domain versenden dürfen. Das verhindert, dass Dritte E-Mails mit Ihrer Absenderadresse fälschen können.

ihre-firma.de.  IN  TXT  "v=spf1 mx a include:_spf.ihr-mailserver.de -all"

Die Bestandteile erklärt:

DKIM-Record

DKIM (DomainKeys Identified Mail) fügt jeder ausgehenden E-Mail eine kryptografische Signatur hinzu. Der öffentliche Schlüssel wird als DNS-Eintrag hinterlegt:

default._domainkey.ihre-firma.de.  IN  TXT  "v=DKIM1; k=rsa; p=MIGfMA0GCSq..."

Der private Schlüssel verbleibt auf dem Mailserver und signiert jede ausgehende E-Mail. Der Empfänger kann die Signatur mit dem öffentlichen Schlüssel aus dem DNS verifizieren.

DMARC-Record

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) kombiniert SPF und DKIM und definiert eine Richtlinie:

_dmarc.ihre-firma.de.  IN  TXT  "v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@ihre-firma.de; pct=100"

Die Richtlinie (p=) kann folgende Werte haben:

Wir empfehlen, mit p=none zu starten, die Berichte zu analysieren, und dann schrittweise auf quarantine und reject umzustellen. Mehr dazu in unserem Artikel E-Mail-Sicherheit.

Schritt 3: Postfächer erstellen

Nachdem die DNS-Einträge konfiguriert sind, können Sie Ihre Postfächer anlegen. Überlegen Sie sich vorab eine sinnvolle Struktur:

Tipp: Nutzen Sie Aliase statt separater Postfächer, wenn mehrere Adressen von derselben Person gelesen werden. Das spart Verwaltungsaufwand und Kosten.

Schritt 4: E-Mail-Client einrichten

Jetzt richten Sie Ihre E-Mail-Programme ein. Sie benötigen folgende Daten von Ihrem Hosting-Anbieter:

Microsoft Outlook einrichten

  1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Datei → Konto hinzufügen
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Erweiterte Optionen
  3. Aktivieren Sie Ich möchte mein Konto manuell einrichten
  4. Wählen Sie IMAP als Kontotyp
  5. Tragen Sie die Servereinstellungen ein (IMAP: Port 993, SSL/TLS; SMTP: Port 587, STARTTLS)
  6. Geben Sie Benutzername und Passwort ein
  7. Klicken Sie auf Verbinden — fertig!

Mozilla Thunderbird einrichten

  1. Öffnen Sie Thunderbird und gehen Sie zu Kontoeinstellungen → Konto-Aktionen → E-Mail-Konto hinzufügen
  2. Geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Passwort ein
  3. Thunderbird versucht, die Einstellungen automatisch zu finden. Falls nicht, klicken Sie auf Manuell einrichten
  4. Tragen Sie die IMAP- und SMTP-Servereinstellungen ein
  5. Klicken Sie auf Fertig

Thunderbird erkennt die Einstellungen oft automatisch, wenn Ihr Hosting-Anbieter Autoconfig unterstützt.

iPhone / iPad einrichten

  1. Öffnen Sie Einstellungen → Mail → Accounts → Account hinzufügen
  2. Wählen Sie Andere → Mail-Account hinzufügen
  3. Geben Sie Name, E-Mail, Passwort und eine Beschreibung ein
  4. Wählen Sie IMAP und tragen Sie die Servereinstellungen ein:
    • Eingangsserver: mail.ihre-firma.de, Port 993
    • Ausgangsserver: mail.ihre-firma.de, Port 587
  5. Tippen Sie auf Weiter und dann Sichern

Android einrichten

  1. Öffnen Sie Ihre Mail-App (Gmail, Samsung Mail oder ähnliche)
  2. Fügen Sie ein neues Konto hinzu und wählen Sie Andere oder IMAP
  3. Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein
  4. Tragen Sie die Servereinstellungen ein (IMAP: Port 993, SSL; SMTP: Port 587, TLS)
  5. Bestätigen Sie die Einrichtung

Schritt 5: Testen

Nach der Einrichtung sollten Sie Ihre E-Mail-Konfiguration testen:

  1. Senden und Empfangen: Senden Sie eine Test-E-Mail an eine externe Adresse (z.B. Ihre private Gmail-Adresse) und antworten Sie darauf. Prüfen Sie, ob Senden und Empfangen funktioniert.
  2. SPF/DKIM/DMARC prüfen: Nutzen Sie Tools wie mail-tester.com oder mxtoolbox.com, um Ihre DNS-Konfiguration zu überprüfen. Ziel: Score von 10/10 bei mail-tester.com.
  3. Alle Geräte prüfen: Stellen Sie sicher, dass E-Mails auf allen eingerichteten Geräten ankommen und der Posteingang synchronisiert ist.
  4. Spam-Zustellung prüfen: Senden Sie E-Mails an verschiedene Anbieter (Gmail, Outlook.com, GMX) und prüfen Sie, ob sie im Posteingang oder im Spam-Ordner landen.

Häufige Probleme und Lösungen

E-Mails kommen nicht an

Häufigste Ursache: Die MX-Records sind noch nicht propagiert. DNS-Änderungen können bis zu 48 Stunden dauern. Prüfen Sie mit dig MX ihre-firma.de oder einem Online-Tool, ob die MX-Records korrekt gesetzt sind.

E-Mails landen im Spam

Prüfen Sie SPF, DKIM und DMARC mit mail-tester.com. Oft fehlt einer der drei Einträge oder ist fehlerhaft konfiguriert. Stellen Sie sicher, dass alle drei korrekt eingerichtet sind.

Outlook findet den Server nicht

Stellen Sie sicher, dass Sie die manuelle Einrichtung gewählt haben und die korrekten Ports verwenden: IMAP 993 (SSL/TLS), SMTP 587 (STARTTLS). Häufiger Fehler: SMTP Port 465 statt 587.

Authentifizierung schlägt fehl

Prüfen Sie, ob Sie die vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername verwenden (nicht nur den Teil vor dem @). Das Passwort muss exakt dem beim Postfach-Erstellen gesetzten Passwort entsprechen.

Bei fokus it solutions: Wir machen das für Sie

Sie möchten sich nicht mit DNS-Einträgen, MX-Records und SPF-Konfiguration beschäftigen? Kein Problem. Bei unserem NurMail-Paket übernehmen wir die komplette Einrichtung:

Sie nennen uns Ihre Wunsch-Domain und die gewünschten Postfächer — wir liefern ein fertiges, sicheres E-Mail-System.

Häufig gestellte Fragen