E-Mail ist nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel im Geschäftsleben. Über 300 Milliarden E-Mails werden täglich weltweit versendet — und für Unternehmen ist eine professionelle E-Mail-Adresse mit eigener Domain unverzichtbar. Doch was genau ist E-Mail Hosting, welche Features brauchen Sie, und wie stellen Sie sicher, dass Ihre geschäftliche Kommunikation sicher und DSGVO-konform ist?
In diesem umfassenden Guide erklären wir alles, was Sie über professionelles E-Mail Hosting wissen müssen — von den grundlegenden Funktionen über Sicherheitsfeatures bis hin zur Einrichtung. Dieser Artikel ist der zentrale Einstiegspunkt unserer E-Mail-Ratgeber-Reihe und verlinkt auf spezialisierte Artikel zu den einzelnen Themen.
Warum E-Mail Hosting mit eigener Domain?
Viele Gründer und Kleinunternehmer starten mit kostenlosen E-Mail-Diensten wie Gmail, GMX oder Web.de. Das funktioniert am Anfang, hat aber gravierende Nachteile für Ihr Geschäft:
- Professionalität: Eine Adresse wie
info@ihre-firma.dewirkt deutlich professioneller alsihre.firma2024@gmail.com. Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten nehmen Sie mit einer eigenen Domain ernster. - Markenbildung: Jede gesendete E-Mail transportiert Ihren Firmennamen. Das ist kostenlose Markenwerbung bei jedem Kontakt.
- Datenschutz: Kostenlose E-Mail-Anbieter finanzieren sich durch Werbung und Datenanalyse. Ihre geschäftliche Kommunikation gehört nicht in die Hände von Werbenetzwerken.
- Kontrolle: Sie bestimmen, welche Postfächer existieren, wer Zugriff hat, und wie lange E-Mails gespeichert werden. Bei kostenlosen Diensten gelten die Regeln des Anbieters.
- Kontinuität: Wenn Sie den Hosting-Anbieter wechseln, behalten Sie Ihre E-Mail-Adressen. Bei kostenlosen Diensten sind Sie an den Anbieter gebunden.
Mehr dazu in unserem Artikel: Warum eine geschäftliche E-Mail-Adresse unverzichtbar ist.
DSGVO und E-Mail Hosting
Seit Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) im Mai 2018 gelten strenge Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten — und E-Mails enthalten fast immer personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Telefonnummern, Vertragsinformationen und mehr.
Für DSGVO-konformes E-Mail Hosting müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Server-Standort Deutschland/EU: E-Mails dürfen nicht auf Servern außerhalb der EU verarbeitet werden, es sei denn, ein angemessenes Datenschutzniveau ist gewährleistet.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Sie benötigen einen AVV mit Ihrem E-Mail-Hosting-Anbieter nach Art. 28 DSGVO.
- Verschlüsselung: E-Mails müssen sowohl bei der Übertragung (TLS) als auch bei der Speicherung verschlüsselt sein.
- Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen auf die Postfächer zugreifen.
- Löschkonzept: Es muss ein Verfahren geben, um E-Mails nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen.
Bei fokus it solutions stehen alle Server in deutschen Rechenzentren, und wir bieten einen vollständigen AVV. Ihre E-Mails sind bei uns DSGVO-konform aufgehoben.
Features: Was gutes E-Mail Hosting bieten muss
IMAP und SMTP
IMAP (Internet Message Access Protocol) und SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) sind die Standard-Protokolle für E-Mail-Empfang und -Versand. IMAP synchronisiert Ihre E-Mails zwischen Server und allen Geräten — egal ob Sie am Desktop, Laptop oder Smartphone arbeiten, Sie sehen überall den gleichen Posteingang mit den gleichen Ordnern.
SMTP ist für den Versand zuständig. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter SMTP mit TLS-Verschlüsselung auf Port 587 unterstützt — unverschlüsseltes SMTP auf Port 25 ist veraltet und unsicher.
Webmail
Ein Webmail-Zugang ermöglicht den Zugriff auf Ihre E-Mails über jeden Browser — ohne Installation einer Software. Das ist praktisch, wenn Sie unterwegs sind oder an einem fremden Computer arbeiten. Moderne Webmail-Interfaces wie Roundcube oder SOGo bieten eine komfortable Benutzeroberfläche mit Kalender- und Kontaktverwaltung.
Sieve-Filter
Sieve ist eine serverseitige Filtersprache für E-Mails. Im Gegensatz zu Client-seitigen Filtern (die nur auf dem jeweiligen Gerät gelten) werden Sieve-Filter direkt auf dem Server ausgeführt — und gelten damit für alle Geräte und Zugangswege. Typische Anwendungen:
- Automatisches Verschieben von Newslettern in einen Ordner
- Weiterleitung bestimmter E-Mails an Kollegen
- Automatische Abwesenheitsantworten (Urlaubsbenachrichtigungen)
- Spam-Sortierung nach benutzerdefinierten Regeln
Aliase und Weiterleitungen
E-Mail-Aliase sind zusätzliche Adressen, die alle in dasselbe Postfach zugestellt werden. Zum Beispiel können info@, kontakt@ und support@ alle im gleichen Postfach landen. Das ist praktisch, weil Sie verschiedene Adressen für verschiedene Zwecke nutzen können, ohne mehrere Postfächer verwalten zu müssen.
Weiterleitungen leiten eingehende E-Mails an eine andere Adresse weiter — nützlich, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und Sie dessen E-Mails vorübergehend umleiten möchten.
Mailinglisten
Für Teams und Abteilungen sind Mailinglisten unverzichtbar. Eine E-Mail an team@ihre-firma.de wird automatisch an alle Mitglieder der Liste zugestellt. Das spart Zeit und stellt sicher, dass niemand vergessen wird. Gutes E-Mail Hosting unterstützt die einfache Verwaltung von Mailinglisten über ein Webinterface.
E-Mail-Sicherheit
E-Mail-Sicherheit ist kein optionales Feature — sie ist existenziell. Phishing, Spoofing und Spam bedrohen Ihre geschäftliche Kommunikation täglich. Die wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen im Überblick:
SPF (Sender Policy Framework)
SPF legt in einem DNS-Eintrag fest, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails für Ihre Domain zu versenden. Wenn ein nicht autorisierter Server versucht, eine E-Mail mit Ihrer Absenderadresse zu verschicken, wird diese vom Empfänger als verdächtig eingestuft oder abgelehnt.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM fügt jeder ausgehenden E-Mail eine kryptografische Signatur hinzu. Der Empfänger kann anhand des öffentlichen Schlüssels in Ihrem DNS-Eintrag überprüfen, ob die E-Mail tatsächlich von Ihrem Server stammt und unterwegs nicht verändert wurde.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
DMARC kombiniert SPF und DKIM und definiert eine Richtlinie, wie Empfänger mit E-Mails umgehen sollen, die diese Prüfungen nicht bestehen. Zusätzlich erhalten Sie Berichte darüber, wer versucht, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden.
TLS-Verschlüsselung
TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt die Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Client und dem Server sowie zwischen Mailservern untereinander. Das verhindert, dass E-Mails auf dem Transportweg abgefangen und gelesen werden können.
Mehr Details finden Sie in unserem spezialisierten Artikel: E-Mail-Sicherheit: SPF, DKIM, DMARC und mehr.
Unser E-Mail Hosting im Detail
Bei fokus it solutions bieten wir professionelles E-Mail Hosting ab 9€ pro Monat (Paket „NurMail"). Folgende Features sind enthalten:
- ✅ Eigene Domain (z.B. info@ihre-firma.de)
- ✅ Unbegrenzte E-Mail-Aliase
- ✅ IMAP und SMTP mit TLS-Verschlüsselung
- ✅ Webmail-Zugang (Roundcube)
- ✅ Sieve-Filter für serverseitige Regeln
- ✅ Mailinglisten-Verwaltung
- ✅ SPF, DKIM und DMARC vorkonfiguriert
- ✅ Tägliche Backups
- ✅ Anti-Spam und Anti-Virus
- ✅ Server in Deutschland (DSGVO-konform)
- ✅ Deutscher Support per E-Mail und Telefon
Kosten: Was kostet E-Mail Hosting?
Die Kosten für E-Mail Hosting variieren je nach Anbieter und Leistungsumfang. Hier ein Überblick:
| Anbieter | Preis/Monat | Speicher | Besonderheiten |
|---|---|---|---|
| fokus it solutions | ab 9€ | 10 GB | Managed, DSGVO, deutscher Support |
| IONOS | ab 1€ | 2 GB | Günstig, Self-Service |
| Strato | ab 1€ | 2 GB | Günstig, Basisfeatures |
| Google Workspace | ab 6€ | 30 GB | Google-Ökosystem, US-Server |
| Microsoft 365 | ab 5,60€ | 50 GB | Office-Suite inkl., US-Firma |
Unser Vorteil: Bei fokus it solutions erhalten Sie ein vollständig eingerichtetes und gemanagtes E-Mail Hosting. Wir kümmern uns um DNS-Konfiguration, SPF/DKIM/DMARC-Einrichtung, Spam-Filter und laufende Wartung. Sie müssen sich um nichts kümmern.
Den ausführlichen Vergleich finden Sie hier: E-Mail Hosting Anbieter im Vergleich.
Einrichtung: So starten Sie
Die Einrichtung Ihres E-Mail Hostings bei uns ist unkompliziert:
- Paket bestellen: Wählen Sie unser NurMail-Paket und geben Sie Ihre gewünschte Domain an.
- Domain-Einrichtung: Wir konfigurieren die DNS-Einträge (MX, SPF, DKIM, DMARC) für Ihre Domain. Falls Sie Ihre Domain noch registrieren müssen, helfen wir dabei.
- Postfächer anlegen: Wir erstellen Ihre gewünschten Postfächer und Aliase.
- E-Mail-Programme einrichten: Sie konfigurieren Ihre E-Mail-Programme mit den Zugangsdaten, die wir Ihnen senden. Anleitungen für Outlook, Thunderbird, iPhone und Android stellen wir bereit.
- Migration (optional): Wenn Sie bestehende E-Mails migrieren möchten, übernehmen wir die Synchronisation Ihrer alten Postfächer.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem Artikel: Eigene E-Mail-Domain einrichten.
Weiterführende Artikel
Dieser Artikel ist der zentrale Einstiegspunkt unserer E-Mail-Hosting-Ratgeber-Reihe. Hier finden Sie spezialisierte Artikel zu den einzelnen Themen:
- Eigene E-Mail-Domain einrichten — Schritt-für-Schritt: Domain registrieren, DNS konfigurieren, Postfächer erstellen, Clients einrichten.
- E-Mail Hosting Vergleich — fokus it solutions vs IONOS vs Strato vs all-inkl vs Google Workspace vs Microsoft 365.
- Geschäftliche E-Mail-Adresse — Warum info@firma.de statt Gmail, Vertrauen, Professionalität und Team-Adressen.
- E-Mail-Sicherheit — SPF, DKIM, DMARC erklärt. TLS, Spam-Abwehr, Phishing-Schutz, 2FA und Backup.