Paperless-ngx Anleitung: Dokumente organisieren, automatisieren und finden

Paperless-ngx ist installiert und läuft – aber wie nutzen Sie es richtig? Die wahre Stärke von Paperless-ngx liegt nicht in der bloßen Speicherung von Dokumenten, sondern in der intelligenten Organisation: Tags, Korrespondenten, Dokumenttypen, automatische Matching-Regeln und eine blitzschnelle Volltextsuche machen aus einem digitalen Dokumentenberg ein durchsuchbares, strukturiertes Archiv.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen bei fokus it solutions, wie Sie Paperless-ngx im Alltag produktiv einsetzen. Von der grundlegenden Dokumentenorganisation über fortgeschrittene Workflows bis hin zum mobilen Zugriff – nach diesem Guide beherrschen Sie alle wichtigen Funktionen.

Grundlagen: Wie Paperless-ngx Dokumente organisiert

Anders als ein klassisches Dateisystem mit Ordnern arbeitet Paperless-ngx mit einem Tag-basierten System. Jedes Dokument kann beliebig viele Attribute haben, die es beschreiben und auffindbar machen. Die wichtigsten Organisationselemente sind:

• Korrespondenten: Von wem stammt das Dokument? (z.B. „Stadtwerke Sindelfingen", „Finanzamt Böblingen")
• Dokumenttypen: Was ist es? (z.B. „Rechnung", „Vertrag", „Bescheid")
• Tags: Zusätzliche Kategorisierungen (z.B. „Steuer 2025", „Versicherung", „Dringend")
• Datum: Wann wurde das Dokument erstellt?
• ASN: Archive Serial Number – die Brücke zum Papierdokument
• Benutzerdefinierte Felder: Zusätzliche Metadaten nach Ihren Bedürfnissen

Der entscheidende Vorteil gegenüber Ordnern: Ein Dokument kann gleichzeitig mehreren Kategorien zugeordnet werden. Eine Rechnung von den Stadtwerken kann gleichzeitig den Tag „Steuer 2025" und „Betriebskosten" tragen – in einem klassischen Ordnersystem müssten Sie sich für einen Ort entscheiden.

Tags: Das Herzstück der Organisation

Tags sind frei definierbare Schlagwörter, die Sie Dokumenten zuweisen. Sie sind das flexibelste Werkzeug in Paperless-ngx und ersetzen im Wesentlichen Ordnerstrukturen.

Tags erstellen und strukturieren

Gehen Sie zu Verwalten → Tags, um neue Tags anzulegen. Jeder Tag hat folgende Eigenschaften:

• Name: Ein aussagekräftiger Name (z.B. „Steuer 2025")
• Farbe: Eine visuelle Zuordnung – hilfreich für die Übersicht
• Matching-Algorithmus: Wie soll Paperless-ngx den Tag automatisch zuweisen?
• Matching-Pattern: Der Suchtext oder reguläre Ausdruck
• Ist Inbox-Tag: Markiert Dokumente als „noch zu bearbeiten"

Empfohlene Tag-Struktur

Wir empfehlen eine flache, übersichtliche Tag-Struktur. Vermeiden Sie die Versuchung, das alte Ordnersystem als Tags nachzubauen. Hier ein bewährtes Schema:

Tipp: Beginnen Sie mit wenigen Tags und erweitern Sie bei Bedarf. 10–20 Tags reichen für die meisten privaten Dokumentenarchive. Für Geschäftsdokumente sind 20–40 Tags typisch.

Korrespondenten: Wer hat das Dokument gesendet?

Korrespondenten repräsentieren die Absender oder Empfänger Ihrer Dokumente. Typische Korrespondenten sind Unternehmen, Behörden oder Personen, von denen Sie regelmäßig Post erhalten.

Korrespondenten anlegen

Unter Verwalten → Korrespondenten erstellen Sie neue Einträge. Wichtige Felder:

• Name: Der offizielle Name (z.B. „Deutsche Telekom AG")
• Matching-Algorithmus: Automatische Zuordnung basierend auf Dokumentinhalt
• Matching-Pattern: Texte, die auf diesen Korrespondenten hinweisen (z.B. „Telekom", „T-Mobile")

Praxis-Beispiele für Korrespondenten

• Stadtwerke Sindelfingen – Matching: „Stadtwerke Sindelfingen", „SWSI"
• Finanzamt Böblingen – Matching: „Finanzamt Böblingen", „FA Böblingen"
• Allianz Versicherung – Matching: „Allianz", „Allianz Versicherungs-AG"
• Amazon – Matching: „Amazon.de", „Amazon EU S.à r.l."

Sobald Korrespondenten mit Matching-Regeln eingerichtet sind, ordnet Paperless-ngx neue Dokumente automatisch dem richtigen Korrespondenten zu. Das spart enorm viel manuelle Arbeit.

Dokumenttypen: Was ist es für ein Dokument?

Dokumenttypen klassifizieren die Art des Dokuments. Unter Verwalten → Dokumenttypen definieren Sie Ihre Kategorien.

Bewährte Dokumenttypen

• Rechnung – Matching: „Rechnung", „Invoice", „Rechnungsnummer"
• Vertrag – Matching: „Vertrag", „Vereinbarung", „Laufzeit"
• Bescheid – Matching: „Bescheid", „Steuerbescheid", „Festsetzung"
• Gehaltsabrechnung – Matching: „Gehaltsabrechnung", „Lohnabrechnung", „Bruttolohn"
• Kontoauszug – Matching: „Kontoauszug", „Kontoumsätze", „Saldo"
• Versicherungspolice – Matching: „Versicherungsschein", „Police", „Deckungssumme"
• Korrespondenz – Für allgemeine Briefe ohne spezifischen Typ
• Angebot – Matching: „Angebot", „Kostenvoranschlag"
• Quittung – Matching: „Quittung", „Kassenbon"

ASN: Die Brücke zwischen Papier und Digital

Die Archive Serial Number (ASN) ist eine fortlaufende Nummer, die Paperless-ngx jedem Dokument zuweisen kann. Sie löst ein fundamentales Problem: Wie finden Sie das physische Papierdokument, wenn Sie es digital gefunden haben?

So funktioniert das ASN-System

1. Scannen Sie das Dokument und importieren Sie es in Paperless-ngx
2. Paperless-ngx weist automatisch die nächste ASN zu (z.B. ASN 00427)
3. Drucken Sie einen Aufkleber oder schreiben Sie die Nummer auf das Originaldokument
4. Heften Sie das Dokument in einen Ordner ab – sortiert nach ASN-Nummernbereichen
5. Wenn Sie das Original brauchen, suchen Sie in Paperless-ngx, notieren die ASN und finden das Dokument im Ordner

ASN-Aufkleber drucken

Für den professionellen Einsatz empfehlen wir einen Etikettendrucker (z.B. Brother QL-820NWB). Es gibt Community-Tools, die ASN-Etiketten direkt aus Paperless-ngx generieren. Alternativ reichen handgeschriebene Nummern oder ein einfacher Stempel.

Die ASN-Konfiguration erfolgt über die Einstellungen. Sie können festlegen, ab welcher Nummer gezählt wird und wie viele Stellen die ASN hat. Wir empfehlen 5-stellige Nummern (00001–99999), das reicht für die meisten Anwendungsfälle.

Matching-Regeln: Automatische Dokumentenzuordnung

Die wahre Magie von Paperless-ngx liegt in der automatischen Zuordnung. Anstatt jedes Dokument manuell zu taggen, definieren Sie Regeln – und Paperless-ngx erledigt den Rest.

Matching-Algorithmen

Paperless-ngx bietet vier Matching-Algorithmen:

• Keine: Kein automatisches Matching – nur manuelle Zuordnung
• Beliebig: Mindestens einer der angegebenen Begriffe muss im Dokument vorkommen
• Alle: Alle angegebenen Begriffe müssen im Dokument vorkommen
• Exakt: Der exakte Suchbegriff muss als zusammenhängender Text vorkommen
• Regulärer Ausdruck: Ein Regex-Pattern für komplexe Suchmuster
• Automatisch (ML): Machine-Learning-basierte Zuordnung, die aus bisherigen Zuordnungen lernt

Praxis-Beispiele für Matching-Regeln

Tag „Steuer 2025" automatisch zuweisen:

• Algorithmus: Beliebig
• Pattern: Steuerbescheid 2025, Einkommensteuer 2025, Veranlagungszeitraum 2025

Korrespondent „Finanzamt" per Regex:

• Algorithmus: Regulärer Ausdruck
• Pattern: Finanzamt\s+\w+

Dokumenttyp „Rechnung" automatisch erkennen:

• Algorithmus: Beliebig
• Pattern: Rechnung, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Invoice

Der Auto-Algorithmus (Machine Learning)

Der spannendste Algorithmus ist „Automatisch". Paperless-ngx analysiert, welchen Dokumenten Sie bisher welche Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen zugewiesen haben, und lernt daraus Muster. Je mehr Dokumente Sie manuell zuordnen, desto besser werden die automatischen Vorschläge.

Unser Tipp: Beginnen Sie mit expliziten Matching-Regeln für häufige Korrespondenten und Dokumenttypen. Aktivieren Sie den Auto-Algorithmus zusätzlich für Tags, die schwer über Textmuster zu erfassen sind. Nach 50–100 manuell zugeordneten Dokumenten werden die automatischen Vorschläge erstaunlich treffsicher.

Workflows: Automatisierung für Fortgeschrittene

Seit Version 2.0 bietet Paperless-ngx ein leistungsfähiges Workflow-System. Workflows führen automatisch Aktionen aus, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind – zum Beispiel beim Hinzufügen eines Dokuments, bei einer Änderung oder nach einem Zeitplan.

Workflow-Trigger

• Dokument hinzugefügt: Wird ausgelöst, wenn ein neues Dokument importiert wird
• Dokument aktualisiert: Bei Änderungen an einem bestehenden Dokument
• Geplant: Zu einem bestimmten Zeitpunkt oder in regelmäßigen Intervallen

Workflow-Aktionen

• Tags zuweisen oder entfernen
• Korrespondent, Dokumenttyp oder Speicherpfad setzen
• Eigentümer oder Berechtigungen ändern
• Benutzerdefinierte Felder setzen

Praxis-Beispiel: Inbox-Workflow

Ein bewährter Workflow für den Dokumenten-Eingang:

1. Trigger: Neues Dokument hinzugefügt
2. Aktion 1: Tag „Inbox" zuweisen
3. Ergebnis: Jedes neue Dokument erscheint automatisch in Ihrer Inbox-Ansicht

Wenn Sie das Dokument geprüft und korrekt zugeordnet haben, entfernen Sie den „Inbox"-Tag manuell. So haben Sie immer den Überblick, welche Dokumente noch bearbeitet werden müssen.

Praxis-Beispiel: Automatische Steuer-Zuordnung

1. Trigger: Neues Dokument hinzugefügt
2. Bedingung: Dokumenttyp ist „Rechnung" UND Datum liegt in 2025
3. Aktion: Tag „Steuer 2025" zuweisen

Volltextsuche: Alles finden in Sekunden

Die Volltextsuche ist einer der größten Vorteile von Paperless-ngx gegenüber einem klassischen Dateisystem. Dank OCR-Texterkennung sind alle Dokumente durchsuchbar – auch gescannte Papierdokumente.

Einfache Suche

Tippen Sie einfach einen Begriff in das Suchfeld ein. Paperless-ngx durchsucht den gesamten Dokumenteninhalt, Titel, Korrespondenten, Tags und Notizen. Die Ergebnisse werden nach Relevanz sortiert, und Suchtreffer werden im Dokument hervorgehoben.

Erweiterte Suchsyntax

Paperless-ngx unterstützt eine erweiterte Suchsyntax für präzisere Ergebnisse:

• title:Rechnung – Sucht nur im Dokumenttitel
• correspondent:Telekom – Filtert nach Korrespondent
• tag:Steuer – Filtert nach Tag
• type:Rechnung – Filtert nach Dokumenttyp
• created:[2025-01-01 TO 2025-12-31] – Datumsbereich
• "exakter Suchbegriff" – Sucht nach der exakten Phrase
• Rechnung AND Telekom – Beide Begriffe müssen vorkommen
• Rechnung OR Quittung – Mindestens ein Begriff
• Rechnung NOT Telekom – Erster Begriff, aber nicht der zweite

Gespeicherte Ansichten (Saved Views)

Für häufig verwendete Suchanfragen erstellen Sie gespeicherte Ansichten. Diese kombinieren Filter, Sortierung und Darstellungsoptionen und erscheinen als Schnellzugriff in der Seitenleiste.

Empfohlene gespeicherte Ansichten:

• Inbox: Alle Dokumente mit Tag „Inbox" – sortiert nach Datum (neueste zuerst)
• Rechnungen offen: Dokumenttyp „Rechnung" + Tag „Offen"
• Steuer 2025: Alle Dokumente mit Tag „Steuer 2025" – sortiert nach Korrespondent
• Letzte 30 Tage: Alle Dokumente der letzten 30 Tage

Benutzerdefinierte Felder

Seit Paperless-ngx 2.0 können Sie eigene Felder definieren, um zusätzliche Metadaten zu erfassen. Das ist besonders nützlich für Informationen, die über die Standard-Felder hinausgehen.

Praxis-Beispiele für benutzerdefinierte Felder

• Betrag (Währung): Rechnungsbetrag direkt am Dokument speichern
• Vertragslaufzeit (Datum): Wann läuft der Vertrag aus?
• Kundennummer (Text): Für Geschäftsdokumente
• Bezahlt am (Datum): Wann wurde die Rechnung beglichen?
• Steuerlich relevant (Boolean): Ja/Nein-Feld für die Steuer

Benutzerdefinierte Felder können in gespeicherten Ansichten als Filter verwendet werden und erscheinen in der Detailansicht jedes Dokuments.

Mobiler Zugriff: Paperless-ngx unterwegs nutzen

Paperless-ngx ist eine Webanwendung – das bedeutet, Sie können von jedem Gerät mit Browser darauf zugreifen. Für den mobilen Einsatz gibt es mehrere Optionen:

Mobiles Webinterface

Das Webinterface von Paperless-ngx ist vollständig responsiv und funktioniert auf Smartphones und Tablets sehr gut. Sie können Dokumente suchen, anzeigen, taggen und sogar neue Dokumente per Kamera hochladen. Speichern Sie die URL als Web-App auf dem Homescreen für schnellen Zugriff.

Community-Apps

Es gibt mehrere Drittanbieter-Apps, die speziell für Paperless-ngx entwickelt wurden:

• Paperless Mobile (iOS): Native iOS-App mit Scan-Funktion, Dokumentenanzeige und -bearbeitung
• Paperless (Android): Android-App mit ähnlichem Funktionsumfang
• Swift Paperless (iOS): Schlanke iOS-App mit Fokus auf schnellen Zugriff

Alle Apps verbinden sich über die Paperless-ngx API mit Ihrem Server. Sie benötigen entweder einen öffentlich erreichbaren Server (mit SSL!) oder einen VPN-Zugang zu Ihrem Netzwerk.

Dokumente unterwegs scannen und hochladen

Ein typischer mobiler Workflow: Sie erhalten bei einem Meeting ein Papierdokument. Sie fotografieren es mit der Paperless-App oder einer Scanner-App (Adobe Scan, Microsoft Lens), und das Dokument landet automatisch in Ihrer Paperless-ngx-Instanz. Bis Sie zurück im Büro sind, ist die OCR-Verarbeitung abgeschlossen und das Dokument durchsuchbar.

Tipps für den produktiven Alltag

1. Regelmäßig die Inbox abarbeiten

Gewöhnen Sie sich an, ein- bis zweimal pro Woche die Inbox-Ansicht durchzugehen. Prüfen Sie die automatische Zuordnung, korrigieren Sie bei Bedarf und entfernen Sie den Inbox-Tag.

2. Matching-Regeln iterativ verbessern

Wenn ein Dokument falsch zugeordnet wird, korrigieren Sie nicht nur das einzelne Dokument, sondern auch die Matching-Regel. So wird die automatische Zuordnung mit der Zeit immer besser.

3. Einheitliche Benennung

Legen Sie für sich oder Ihr Team Namenskonventionen fest. Sind es „Stadtwerke" oder „Stadtwerke Sindelfingen"? „Rechnung" oder „Eingangsrechnung"? Einheitlichkeit macht die Suche einfacher.

4. Backup nicht vergessen

Ein digitales Archiv ist nur so gut wie sein Backup. Sichern Sie regelmäßig Datenbank, Medienverzeichnis und Konfiguration. Bei unserem Managed Hosting übernehmen wir das für Sie.

5. Alte Dokumente schrittweise importieren

Versuchen Sie nicht, alle Altdokumente auf einmal zu digitalisieren. Scannen Sie stattdessen bei Bedarf: Wenn Sie ein altes Dokument suchen und finden, scannen Sie es bei der Gelegenheit ein. So wächst Ihr digitales Archiv organisch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie organisiere ich Dokumente in Paperless-ngx am besten?

Nutzen Sie eine Kombination aus Korrespondenten (Absender), Dokumenttypen (Rechnung, Vertrag) und Tags (Steuer 2025, Versicherung). Vermeiden Sie zu viele verschachtelte Kategorien – die Volltextsuche findet alles. Wenige, klare Tags sind besser als hunderte Ordner.

Was ist die ASN in Paperless-ngx?

ASN steht für Archive Serial Number – eine fortlaufende Nummer für jedes Dokument. Sie dient als Brücke zwischen dem physischen Originaldokument und dem digitalen Archiv. Kleben Sie die ASN auf das Papierdokument und heften Sie es nach Nummern sortiert ab.

Kann Paperless-ngx Dokumente automatisch zuordnen?

Ja, über Matching-Regeln und Machine Learning. Definieren Sie Textmuster für Korrespondenten und Dokumenttypen, und Paperless-ngx ordnet neue Dokumente automatisch zu. Der ML-Algorithmus lernt zusätzlich aus Ihren manuellen Zuordnungen.

Gibt es eine Paperless-ngx App fürs Smartphone?

Es gibt mehrere Community-Apps für iOS und Android: Paperless Mobile, Swift Paperless und andere. Alternativ funktioniert das responsove Webinterface auf mobilen Geräten sehr gut. Für das Managed Hosting bei uns ist Ihre Instanz mobil erreichbar.