Manuelle, repetitive Prozesse kosten Unternehmen Zeit, Geld und Nerven. Workflow-Automatisierungstools versprechen Abhilfe: Sie verbinden Ihre Anwendungen, automatisieren Datenflüsse und eliminieren fehleranfällige Handarbeit. Doch welches Tool ist das richtige für Ihr Unternehmen?

In diesem umfassenden Vergleich stellen wir die fünf beliebtesten Automatisierungsplattformen gegenüber: n8n, Zapier, Make (ehemals Integromat), Microsoft Power Automate und IFTTT. Wir vergleichen Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit, Preise, Datenschutz und Einsatzmöglichkeiten — damit Sie die richtige Entscheidung treffen.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bedeutet, wiederkehrende Geschäftsprozesse durch Software automatisch ausführen zu lassen. Statt Daten manuell zwischen Systemen zu kopieren, verbinden Automatisierungstools Ihre Anwendungen und führen Aktionen regelbasiert oder ereignisgesteuert aus.

Ein einfaches Beispiel: Wenn ein Kunde ein Kontaktformular auf Ihrer Website ausfüllt, wird automatisch ein Eintrag in Ihrem CRM erstellt, eine Bestätigungsmail verschickt und Ihr Team per Slack benachrichtigt. Ohne Automatisierung müsste jemand diese drei Schritte manuell durchführen — bei jedem einzelnen Formular.

Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, schnellere Reaktionszeiten und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Studien zeigen, dass Unternehmen durch Automatisierung durchschnittlich 10-50 % ihrer administrativen Zeit einsparen können.

Die fünf Kandidaten im Überblick

n8n — Open Source und Self-Hosted

n8n (ausgesprochen „nodemation") ist ein Open-Source-Workflow-Automatisierungstool, das Sie auf Ihrem eigenen Server betreiben können. Es bietet einen visuellen Workflow-Editor, über 400 Integrationen und die Möglichkeit, eigene Nodes mit JavaScript oder Python zu erstellen. Die Self-Hosted-Version ist vollständig kostenlos und unbegrenzt — keine Limits bei Workflows, Ausführungen oder Benutzern.

Besonders für deutsche Unternehmen ist n8n attraktiv: Da die Software auf Ihrem eigenen Server in Deutschland läuft, ist volle DSGVO-Konformität gewährleistet. Keine Daten verlassen Ihre Infrastruktur.

Zapier — Der Marktführer

Zapier ist die bekannteste Automatisierungsplattform mit über 7.000 App-Integrationen. Die Stärke liegt in der riesigen Bibliothek vorgefertigter Integrationen und der einfachen Bedienung. Zapier arbeitet mit „Zaps" — einfachen Wenn-Dann-Workflows, die auch Nicht-Techniker schnell erstellen können.

Der Nachteil: Zapier ist eine reine Cloud-Lösung mit Servern in den USA. Die Preise steigen schnell — besonders wenn Sie viele Ausführungen benötigen. Der kostenlose Plan ist auf 100 Tasks pro Monat und 5 Zaps begrenzt.

Make (ehemals Integromat) — Der Preis-Leistungs-Sieger

Make bietet einen besonders visuellen Workflow-Editor, in dem Sie komplexe Szenarien mit Verzweigungen, Schleifen und Filtern erstellen können. Mit über 2.000 Integrationen und einem großzügigeren kostenlosen Plan als Zapier (1.000 Operationen/Monat) ist Make eine starke Alternative.

Die Benutzeroberfläche ist intuitiver als bei n8n und ermöglicht auch komplexe Datenmanipulationen ohne Code. Make-Server befinden sich in der EU (AWS Frankfurt), was für den Datenschutz ein Pluspunkt ist — allerdings bleibt es eine Cloud-Lösung eines US-Unternehmens.

Microsoft Power Automate — Für das Microsoft-Ökosystem

Power Automate ist Microsofts Automatisierungsplattform und in vielen Microsoft-365-Lizenzen bereits enthalten. Es bietet tiefe Integration mit Outlook, Teams, SharePoint, Dynamics 365 und dem gesamten Microsoft-Ökosystem. Zusätzlich ermöglicht die Desktop-Version die Automatisierung von Windows-Anwendungen per RPA (Robotic Process Automation).

Für Unternehmen, die bereits stark auf Microsoft setzen, ist Power Automate eine logische Wahl. Für die Integration mit Nicht-Microsoft-Tools sind die anderen Plattformen allerdings oft besser geeignet.

IFTTT — Einfach, aber begrenzt

IFTTT (If This Then That) ist die einfachste Plattform im Vergleich. Es unterstützt nur einfache Wenn-Dann-Regeln ohne Verzweigungen oder komplexe Logik. IFTTT richtet sich primär an Privatpersonen und Smart-Home-Anwendungen, kann aber auch für einfache geschäftliche Automatisierungen genutzt werden.

Der kostenlose Plan erlaubt nur 2 Applets (Workflows). Für geschäftliche Nutzung ist IFTTT in der Regel zu eingeschränkt.

Vergleichstabelle: Features im Überblick

Feature n8n Zapier Make Power Automate IFTTT
Typ Open Source / Self-Hosted Cloud SaaS Cloud SaaS Cloud SaaS / Desktop Cloud SaaS
Integrationen 400+ (erweiterbar) 7.000+ 2.000+ 1.000+ (Microsoft-fokus) 800+
Visueller Editor Ja (Node-basiert) Ja (linear) Ja (visuell, Flowchart) Ja (Flowchart) Nein (Wenn-Dann)
Verzweigungen Ja Ja (ab Pro) Ja Ja Nein
Code-Nodes JS, Python JS, Python (begrenzt) JS (begrenzt) Power Fx, C# Nein
Webhooks Ja (kostenlos) Ja (ab $20/Mo) Ja (kostenlos) Ja Ja (begrenzt)
Fehlerbehandlung Umfangreich Basis Umfangreich Umfangreich Keine
Self-Hosting Ja Nein Nein Nein Nein
DSGVO (Self-Host) ✅ Voll konform ❌ US-Server ⚠️ EU-Server (US-Firma) ⚠️ EU-Option (US-Firma) ❌ US-Server
Kostenloser Plan Unbegrenzt (Self-Host) 100 Tasks/Mo, 5 Zaps 1.000 Ops/Mo, 2 Szenarien In M365 enthalten (begrenzt) 2 Applets
Einstiegspreis Kostenlos (+ Server ~10€/Mo) $20/Mo (750 Tasks) $9/Mo (10.000 Ops) $15/User/Mo $3/Mo (20 Applets)
RPA (Desktop) Nein Nein Nein Ja Nein
API-Zugang Ja (vollständig) Ja Ja Ja Begrenzt
Am besten für Technik-affine Teams, DSGVO Schneller Einstieg, viele Apps Komplexe Szenarien, Preis-Leistung Microsoft-Umgebungen Einfache Regeln, Smart Home

Detailvergleich: Stärken und Schwächen

n8n: Für Datenschutz und Flexibilität

Stärken: n8n ist die einzige Lösung, die Sie vollständig auf Ihrem eigenen Server betreiben können. Alle Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur — ideal für DSGVO-sensible Prozesse. Die Self-Hosted-Version ist komplett kostenlos und ohne jede Limitierung. Sie können unbegrenzt viele Workflows mit unbegrenzt vielen Ausführungen erstellen.

Der visuelle Editor ist leistungsfähig und erlaubt komplexe Workflows mit Verzweigungen, Schleifen, Fehlerbehandlung und Sub-Workflows. Mit Code-Nodes (JavaScript und Python) können Sie beliebige Logik implementieren. Die Community wächst schnell, und regelmäßige Updates bringen neue Integrationen und Funktionen.

Schwächen: n8n erfordert einen eigenen Server und grundlegende technische Kenntnisse für Installation und Wartung. Die Anzahl der nativen Integrationen ist geringer als bei Zapier — allerdings lassen sich über HTTP-Requests und Webhooks praktisch alle APIs anbinden. Die Lernkurve ist etwas steiler als bei Zapier oder IFTTT.

Bei fokus it solutions bieten wir Managed VPS mit vorinstalliertem n8n an — Sie müssen sich nicht um Serveradministration kümmern und profitieren trotzdem von voller Datenkontrolle.

Zapier: Für schnellen Einstieg

Stärken: Zapier hat mit über 7.000 Integrationen die größte App-Bibliothek aller Automatisierungstools. Die Einrichtung ist extrem einfach: App auswählen, Trigger definieren, Aktion festlegen — fertig. Für einfache, lineare Workflows ist Zapier unschlagbar schnell einzurichten. Die Dokumentation und der Support sind erstklassig.

Schwächen: Die Preise eskalieren schnell. Schon bei moderater Nutzung landen Sie bei $50-100/Monat. Multi-Step-Zaps und Verzweigungen sind erst ab dem Professional-Plan verfügbar. Außerdem verarbeitet Zapier alle Daten auf US-Servern — für DSGVO-sensible Daten problematisch.

Make: Für komplexe visuelle Workflows

Stärken: Make bietet den besten visuellen Editor im Vergleich. Komplexe Szenarien mit Verzweigungen, Filtern, Schleifen und Aggregationen lassen sich intuitiv zusammenklicken. Der kostenlose Plan mit 1.000 Operationen pro Monat ist großzügiger als bei Zapier. Die Server befinden sich in der EU.

Schwächen: Obwohl die Server in der EU stehen, ist Make ein US-Unternehmen (Celonis). Für strenge Datenschutzanforderungen reicht das möglicherweise nicht. Die Operationen-basierte Preisgestaltung kann bei datenintensiven Workflows teuer werden, da jede Datenmanipulation als Operation zählt.

Power Automate: Für Microsoft-Shops

Stärken: Wenn Ihr Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, ist Power Automate teilweise bereits inkludiert. Die Integration mit Outlook, Teams, SharePoint und Excel ist nahtlos. Die Desktop-Version ermöglicht zudem RPA — die Automatisierung von Legacy-Windows-Anwendungen, die keine API bieten.

Schwächen: Außerhalb des Microsoft-Ökosystems ist Power Automate weniger stark. Die Benutzeroberfläche ist komplexer als bei den Alternativen, und die Preisgestaltung mit Per-User- und Per-Flow-Lizenzen ist unübersichtlich. Für reine Cloud-Automatisierung sind n8n oder Make oft die bessere Wahl.

IFTTT: Für Einsteiger und Smart Home

Stärken: Maximale Einfachheit. IFTTT ist in Minuten eingerichtet und perfekt für einfache Wenn-Dann-Regeln. Besonders stark bei Smart-Home-Integrationen (Philips Hue, Sonos, Google Home, etc.).

Schwächen: Für geschäftliche Automatisierung ist IFTTT zu eingeschränkt. Keine Verzweigungen, keine Fehlerbehandlung, keine komplexe Logik. Der kostenlose Plan erlaubt nur 2 Applets. Für Unternehmen nicht empfehlenswert.

DSGVO und Datenschutz

Für deutsche Unternehmen ist der Datenschutz ein zentrales Entscheidungskriterium. Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Kundennamen, E-Mail-Adressen, Rechnungsdaten) über US-Cloud-Dienste ist datenschutzrechtlich problematisch — trotz EU-US Data Privacy Framework.

Die einzige Lösung, die volle DSGVO-Konformität garantiert, ist n8n auf einem eigenen Server in Deutschland. Alle Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur, und kein Drittanbieter hat Zugriff. Das ist besonders relevant, wenn Sie Kundendaten, Finanzdaten oder medizinische Informationen verarbeiten.

Make bietet als Kompromiss EU-Server an, bleibt aber ein US-Unternehmen. Power Automate kann auf europäischen Microsoft-Rechenzentren betrieben werden, unterliegt aber dem US CLOUD Act. Zapier und IFTTT bieten keine EU-Hosting-Option.

Preisvergleich für typische Szenarien

Um die Kosten realistisch zu vergleichen, betrachten wir drei typische Szenarien:

Szenario 1: Kleines Unternehmen, 5 Workflows, ~500 Ausführungen/Monat

Szenario 2: Mittelständisches Unternehmen, 20 Workflows, ~5.000 Ausführungen/Monat

Szenario 3: Wachsendes Unternehmen, 50+ Workflows, ~50.000 Ausführungen/Monat

Die Zahlen zeigen deutlich: n8n ist langfristig die günstigste Lösung, da die Kosten nicht mit der Nutzung steigen. Bei den Cloud-Diensten wachsen die Kosten linear mit dem Automatisierungsvolumen.

Unsere Empfehlung

Nach ausführlichem Vergleich empfehlen wir für die meisten deutschen Unternehmen n8n auf einem Managed VPS. Die Kombination aus Kostenfreiheit, voller DSGVO-Konformität, unbegrenzter Skalierbarkeit und einem leistungsfähigen visuellen Editor macht n8n zur besten Wahl für nachhaltige Automatisierung.

Wenn Sie keine Serveradministration übernehmen möchten, bieten wir bei fokus it solutions Managed VPS mit n8n-Vorinstallation an. Wir kümmern uns um Updates, Backups und Sicherheit — Sie konzentrieren sich auf Ihre Workflows.

Zapier eignet sich als Einstiegslösung oder für Teams, die möglichst viele vorgefertigte Integrationen benötigen und Datenschutz nicht priorisieren. Make ist eine gute Mittelweglösung mit besserem Preis-Leistungs-Verhältnis als Zapier. Power Automate empfehlen wir nur für reine Microsoft-Umgebungen.

Häufig gestellte Fragen