n8n und Zapier sind beide leistungsstarke Tools für Workflow-Automatisierung — aber sie verfolgen grundlegend verschiedene Ansätze. Zapier ist ein Cloud-Service mit Abo-Modell, n8n eine Open-Source-Lösung zum Selbst-Hosten. In diesem Vergleich analysieren wir ehrlich die Stärken und Schwächen beider Plattformen, damit Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen können.
n8n und Zapier im Überblick
🔧 n8n
- • Open Source (Fair-Code-Lizenz)
- • Self-Hosted oder n8n Cloud
- • 400+ native Integrationen
- • Visueller Workflow-Editor
- • Unbegrenzte Workflows & Ausführungen
- • JavaScript/Python im Code-Node
- • Gegründet 2019, Sitz: Berlin
⚡ Zapier
- • Proprietär (Closed Source)
- • Nur Cloud
- • 6.000+ Integrationen
- • Einfacher linearer Editor
- • Tasks nach Tarif begrenzt
- • Eingeschränktes Scripting
- • Gegründet 2011, Sitz: San Francisco
Detaillierter Vergleich: n8n vs Zapier
| Kriterium | n8n | Zapier |
|---|---|---|
| Kosten (Einstieg) | Kostenlos (Self-Hosted) | $19,99/Monat (Starter) |
| Kosten (Team) | Kostenlos + Serverkosten (~5-20€/Mo) | $69/Monat (Professional) |
| Ausführungslimits | Unbegrenzt | 750-50.000 Tasks/Monat |
| Integrationen | 400+ nativ, jede API per HTTP | 6.000+ nativ |
| Hosting | Self-Hosted oder Cloud | Nur Cloud (US) |
| Datenschutz/DSGVO | ✅ Volle Kontrolle | ⚠️ US-Cloud |
| Workflow-Komplexität | Verzweigungen, Loops, Sub-Workflows | Linear + Paths |
| Code-Unterstützung | JavaScript & Python | JavaScript (eingeschränkt) |
| Lernkurve | Mittel | Niedrig |
| Support | Community + Enterprise | E-Mail + Chat (ab Professional) |
| Open Source | ✅ Ja | ❌ Nein |
Kosten-Vergleich: Was zahlen Sie wirklich?
Der größte Unterschied zwischen n8n und Zapier liegt bei den Kosten. Während Zapier ein klassisches SaaS-Abo-Modell nutzt, ist n8n in der Self-Hosted-Version komplett kostenlos. Aber was bedeutet das in der Praxis?
💰 Zapier Preise (Stand 2026)
- • Free: 100 Tasks/Monat, 5 Zaps — zum Ausprobieren
- • Starter: $19,99/Monat — 750 Tasks, Multi-Step-Zaps
- • Professional: $49/Monat — 2.000 Tasks, Paths, Webhooks
- • Team: $69/Monat — 2.000 Tasks, gemeinsame Nutzung
- • Enterprise: Ab $99/Monat — erweiterte Sicherheit, SSO
Achtung: Jeder „Schritt" in einem Multi-Step-Zap zählt als eigener Task. Ein Workflow mit 5 Schritten, der 100-mal läuft, verbraucht bereits 500 Tasks.
💰 n8n Kosten
- • Self-Hosted Community: Kostenlos — unbegrenzte Workflows und Ausführungen
- • Serverkosten: Ab ~5€/Monat für einen einfachen VPS, ~10-20€ für produktive Nutzung
- • n8n Cloud (optional): Ab $20/Monat — falls Sie nicht selbst hosten möchten
Rechenbeispiel: Ein Managed VPS bei fokus it solutions mit n8n vorinstalliert kostet weniger als Zapiers günstigster Plan — bei unbegrenzten Ausführungen.
📊 Kosten nach 12 Monaten
Bei moderater Nutzung (5 Workflows, je 100 Ausführungen/Monat):
Zapier Professional: 12 × $49 = $588/Jahr
n8n Self-Hosted (VPS): 12 × ~15€ = ~180€/Jahr
Ersparnis mit n8n: Über 400€ pro Jahr — und das bei unbegrenzten Ausführungen.
Features im Vergleich
Wo n8n besser ist
🔄 Komplexe Workflows
n8n unterstützt Verzweigungen, Loops, Merge-Nodes und Sub-Workflows. Zapier ist primär linear aufgebaut — „Paths" ermöglichen zwar Verzweigungen, aber echte Schleifen oder parallele Verarbeitung sind nicht möglich.
💻 Code-Flexibilität
Der Code-Node in n8n erlaubt vollwertiges JavaScript und Python — inklusive npm-Pakete. Zapiers Code-Steps sind deutlich eingeschränkter in Laufzeit und verfügbaren Bibliotheken.
🔓 Datenschutz & Kontrolle
Bei n8n Self-Hosted verlassen Ihre Daten nie Ihren Server. Zapier verarbeitet alle Daten in der US-Cloud — für DSGVO-sensible Prozesse ein K.O.-Kriterium. Mehr zum Thema Datensicherheit in unserem Artikel über Server-Sicherheit.
💵 Keine Ausführungslimits
n8n kennt keine Task-Limits. Sie können tausende Workflows millionenfach ausführen — ohne Aufpreis. Bei Zapier steigen die Kosten mit jeder zusätzlichen Ausführung.
Wo Zapier besser ist
🚀 Einfachheit
Zapier ist einfacher zu bedienen. Die Oberfläche ist intuitiver, die Einrichtung schneller. Für einfache „Wenn dies, dann das"-Automatisierungen ist Zapier in Minuten einsatzbereit.
🔌 Mehr Integrationen
Zapier hat über 6.000 App-Integrationen — deutlich mehr als n8n's 400+. Besonders bei Nischen-Tools wie spezifischen CRM- oder E-Commerce-Plattformen hat Zapier einen Vorsprung.
🏢 Kein Server nötig
Zapier ist ein reiner Cloud-Dienst — kein Server, keine Wartung, keine Updates. Für Teams ohne technisches Know-how ein klarer Vorteil.
Datenschutz & DSGVO: Der entscheidende Faktor
Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist Datenschutz oft der entscheidende Faktor. Hier hat n8n einen klaren, uneinholbaren Vorteil:
- ✅n8n Self-Hosted: Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server in Deutschland. Kein Drittanbieter hat Zugriff. Sie haben die volle Kontrolle über Speicherung, Verarbeitung und Löschung. Perfekt für Unternehmen, die Kundendaten, Finanzdaten oder Gesundheitsdaten verarbeiten.
- ⚠️Zapier: Alle Daten werden über Zapiers Server in den USA geroutet. Zwar hat Zapier Datenschutzmaßnahmen implementiert, aber die Daten verlassen den EU-Raum. Seit dem Schrems-II-Urteil ist der Datentransfer in die USA rechtlich umstritten.
Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten — und das tun die meisten Geschäftsprozesse —, ist n8n auf einem deutschen VPS die sicherere Wahl. Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem Artikel zu E-Mail-Server-Sicherheit.
Lernkurve: Wie schnell komme ich rein?
Seien wir ehrlich: Zapier ist einfacher zu lernen. Die Oberfläche führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Zaps. n8n ist mächtiger, aber die Lernkurve ist steiler.
n8n Lernkurve
- • Erster Workflow: 30-60 Minuten
- • Grundlagen verstehen: 1-2 Tage
- • Komplexe Workflows: 1-2 Wochen
- • Ressourcen: Unsere Anleitung, Doku, Community
Zapier Lernkurve
- • Erster Zap: 10-15 Minuten
- • Grundlagen verstehen: 1-2 Stunden
- • Multi-Step-Zaps: 1-3 Tage
- • Ressourcen: Zapier University, Blog, Support
Der Einstieg in n8n lohnt sich: Die Investition in die Lernkurve zahlt sich durch unbegrenzte Möglichkeiten und null laufende Kosten schnell aus. Unsere deutschsprachige n8n-Anleitung macht den Einstieg so einfach wie möglich.
Unsere Empfehlung: Wann welches Tool?
n8n ist die bessere Wahl, wenn Sie…
- ✓DSGVO-konform arbeiten müssen
- ✓viele Workflows mit vielen Ausführungen haben
- ✓komplexe Logik mit Verzweigungen und Schleifen brauchen
- ✓langfristig Kosten sparen möchten
- ✓einen eigenen Server haben (oder bereit sind, einen zu mieten)
- ✓technisches Grundverständnis mitbringen oder lernen wollen
Zapier ist die bessere Wahl, wenn Sie…
- ✓nur wenige, einfache Automatisierungen brauchen
- ✓sich nicht um Server kümmern möchten
- ✓eine spezielle Nischen-Integration brauchen, die nur Zapier hat
- ✓den schnellsten Einstieg ohne Lernkurve wollen
Einen noch breiteren Überblick über alle verfügbaren Workflow-Automatisierung-Tools (inkl. Make, Power Automate, IFTTT) finden Sie in unserem ausführlichen Tool-Vergleich. Und wenn Sie erfahren möchten, welche Prozesse sich besonders lohnen: Automatisierung für kleine Unternehmen.
Häufig gestellte Fragen
Ist n8n wirklich kostenlos?
Ja, die Self-Hosted Community Edition ist komplett kostenlos. Sie benötigen lediglich einen Server (ab ca. 5€/Monat für einen VPS). Die Installation dauert weniger als eine Stunde.
Was kostet Zapier pro Monat?
Der kostenlose Tarif bietet 100 Tasks/Monat. Die bezahlten Pläne starten bei $19,99/Monat (Starter, 750 Tasks). Für Teams liegen die Kosten bei $69-$99+/Monat.
Welches Tool ist besser für DSGVO-Konformität?
n8n ist hier klar im Vorteil. Sie betreiben es auf Ihrem eigenen Server in Deutschland — alle Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle. Zapier verarbeitet Daten in der US-Cloud.
Kann ich von Zapier zu n8n wechseln?
Ja. Es gibt keine automatische Import-Funktion, aber die meisten Workflows lassen sich in n8n relativ einfach nachbauen. Die Grundkonzepte sind ähnlich.
Welches Tool hat mehr Integrationen?
Zapier hat mit 6.000+ quantitativ mehr. n8n bietet 400+ native Nodes plus den HTTP-Request-Node für beliebige APIs. In der Praxis reicht n8n für die allermeisten Anwendungsfälle.