Sie haben Nextcloud erfolgreich installiert — oder nutzen unser Managed Nextcloud Hosting, bei dem die Installation bereits erledigt ist. Jetzt geht es ans Einrichten: Benutzer anlegen, die richtigen Apps installieren, Sync-Clients konfigurieren und Ihre Cloud für den produktiven Einsatz vorbereiten. In dieser Anleitung führen wir Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Konfigurationsschritte.

Schritt 1: Admin-Bereich kennenlernen

Nach dem ersten Login als Administrator finden Sie oben rechts das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen. Der Admin-Bereich gliedert sich in:

Prüfen Sie zunächst die Übersichtsseite. Nextcloud zeigt hier wichtige Sicherheitswarnungen und Optimierungsvorschläge an. Beheben Sie alle rot markierten Warnungen, bevor Sie weitermachen.

Schritt 2: Benutzer und Gruppen anlegen

Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer, um neue Benutzerkonten anzulegen:

  1. Klicken Sie auf „Neuer Benutzer"
  2. Geben Sie Benutzername, Anzeigename und E-Mail-Adresse ein
  3. Legen Sie ein initiales Passwort fest oder lassen Sie den Benutzer sein Passwort selbst wählen (per E-Mail-Einladung)
  4. Weisen Sie den Benutzer einer oder mehreren Gruppen zu
  5. Optional: Legen Sie ein Speicherkontingent fest

Gruppen sinnvoll strukturieren

Erstellen Sie Gruppen, die Ihre Organisationsstruktur abbilden:

Gruppen steuern den Zugriff auf freigegebene Ordner, Apps und Einstellungen. Eine durchdachte Gruppenstruktur spart langfristig viel Verwaltungsaufwand. Für größere Unternehmen empfehlen wir die LDAP/Active Directory Integration.

Schritt 3: Wichtige Apps installieren

Nextcloud wird mit einer Basisausstattung geliefert. Die wirklich nützlichen Features kommen über Apps. Gehen Sie zu Apps im Admin-Bereich und installieren Sie:

Essenzielle Apps

Empfohlene Zusatz-Apps

Eine ausführliche Übersicht mit Bewertungen finden Sie in unserem Artikel Die besten Nextcloud Apps 2026.

Schritt 4: Desktop-Sync-Client einrichten

Der Nextcloud Desktop-Client synchronisiert Ihre Dateien automatisch zwischen Server und Computer. Laden Sie den Client von nextcloud.com/install herunter und installieren Sie ihn.

Einrichtung

  1. Starten Sie den Client und geben Sie die Server-URL ein (z.B. https://cloud.ihredomain.de)
  2. Der Browser öffnet sich für die Authentifizierung — melden Sie sich an und gewähren Sie Zugriff
  3. Wählen Sie den lokalen Synchronisations-Ordner
  4. Entscheiden Sie: Alle Dateien synchronisieren oder Virtual Files nutzen

Virtual Files (empfohlen)

Mit Virtual Files sehen Sie alle Dateien im Dateimanager, aber nur tatsächlich geöffnete Dateien werden heruntergeladen. Das spart enormen Speicherplatz, besonders wenn Ihre Cloud hunderte Gigabyte groß ist. Sie können einzelne Ordner für die permanente Synchronisation markieren.

Schritt 5: Kalender und Kontakte einrichten

Kalender

Die Nextcloud Calendar-App bietet einen vollwertigen Kalender mit:

Kontakte

Die Contacts-App ermöglicht zentrale Adressbücher:

Synchronisation mit dem Smartphone

Android: Installieren Sie DAVx5 (früher DAVdroid) aus dem Play Store oder F-Droid. Geben Sie Ihre Nextcloud-URL ein, und DAVx5 erkennt automatisch alle Kalender und Adressbücher.

iOS: Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender → Accounts → Anderer → CalDAV. Geben Sie die Server-URL, Benutzername und Passwort ein. Für Kontakte analog unter CardDAV.

Thunderbird: Thunderbird unterstützt CalDAV und CardDAV nativ ab Version 102. Fügen Sie einfach Ihren Nextcloud-Kalender über „Neuer Kalender → Im Netzwerk" hinzu.

Schritt 6: Ordnerstruktur planen

Eine durchdachte Ordnerstruktur ist entscheidend für die langfristige Nutzbarkeit. Unsere Empfehlung:

📁 Firma/
  📁 Buchhaltung/
    📁 Rechnungen/
    📁 Belege/
  📁 Projekte/
    📁 Projekt-A/
    📁 Projekt-B/
  📁 Vorlagen/
  📁 Marketing/
📁 Persönlich/
  📁 Dokumente/
  📁 Fotos/
📁 Geteilt/
  📁 Team-Austausch/

Nutzen Sie Groupfolders für Ordner, die ganzen Abteilungen zugänglich sein sollen. Persönliche Ordner bleiben privat und können selektiv geteilt werden.

Schritt 7: Freigaben und Berechtigungen

Nextcloud bietet flexible Freigabemöglichkeiten:

Tipp: Setzen Sie für sensible Dokumente immer ein Ablaufdatum und aktivieren Sie den Passwortschutz für externe Links.

Schritt 8: Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

2FA schützt Ihre Cloud auch dann, wenn ein Passwort kompromittiert wird. So aktivieren Sie es:

  1. Installieren Sie die App „Two-Factor TOTP Provider" im Admin-Bereich
  2. Jeder Benutzer geht dann zu Einstellungen → Sicherheit
  3. Unter „Zweiter Faktor" → TOTP aktivieren
  4. QR-Code mit einer Authenticator-App scannen (Google Authenticator, Authy, FreeOTP)
  5. Bestätigungscode eingeben — fertig

Als Admin können Sie 2FA für alle Benutzer oder bestimmte Gruppen erzwingen. Weitere Sicherheitsmaßnahmen finden Sie in unserem Artikel Nextcloud Sicherheit & DSGVO.

Schritt 9: E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren

Damit Nextcloud E-Mail-Benachrichtigungen versenden kann (Passwort-Reset, Freigabe-Benachrichtigungen, Kalender-Einladungen), konfigurieren Sie den E-Mail-Server unter Einstellungen → Grundeinstellungen:

Senden Sie eine Test-E-Mail, um die Konfiguration zu überprüfen.

Schritt 10: Hintergrundaufgaben und Performance

Stellen Sie sicher, dass die Hintergrundaufgaben korrekt konfiguriert sind:

Bei unserem Managed Hosting ist der Cronjob bereits eingerichtet. Bei Eigeninstallation: Siehe unsere Installationsanleitung, Schritt 9.

Fazit: Nextcloud produktiv nutzen

Mit diesen zehn Schritten ist Ihre Nextcloud-Instanz bereit für den produktiven Einsatz. Ob Einzelperson, kleines Team oder Unternehmen — Nextcloud bietet die Flexibilität, die Sie brauchen.

Falls Sie sich den Einrichtungsaufwand sparen möchten: Bei unserem Managed Nextcloud Hosting ist alles bereits vorkonfiguriert — inklusive der wichtigsten Apps, optimierter Performance und DSGVO-konformem Hosting in Deutschland.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was sollte man nach der Nextcloud-Installation als erstes einrichten?

Zuerst sollten Sie Benutzerkonten anlegen, die wichtigsten Apps installieren (Kalender, Kontakte, Office), die Sync-Clients einrichten und Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.

Wie synchronisiere ich Nextcloud mit meinem Handy?

Installieren Sie die Nextcloud-App aus dem App Store oder Play Store. Für Kalender und Kontakte benötigen Sie auf Android zusätzlich DAVx5, auf iOS funktioniert die native CalDAV/CardDAV-Anbindung.

Kann ich Nextcloud mit Outlook synchronisieren?

Ja, über CalDAV/CardDAV-Plugins für Outlook oder über den Nextcloud Desktop-Client. Für eine nahtlose Integration empfehlen wir den Outlook CalDav Synchronizer (Open Source).

Wie aktiviere ich Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Aktivieren Sie die App „Two-Factor TOTP Provider" im App Store. Dann kann jeder Benutzer unter Einstellungen → Sicherheit einen zweiten Faktor über eine Authenticator-App einrichten.