Die Digitalisierung von Dokumenten ist längst kein Trend mehr, sondern eine Notwendigkeit. Ob Rechnungen, Verträge, Behördenpost oder interne Unterlagen — ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bringt Ordnung ins Chaos und macht Ihre Dokumente durchsuchbar, sicher und jederzeit verfügbar. Doch welches Open-Source-DMS ist das richtige für Sie?
In diesem umfassenden Vergleich stellen wir vier beliebte Open-Source-Lösungen gegenüber: Paperless-ngx, Docspell, Mayan EDMS und Teedy. Wir vergleichen Installation, Benutzeroberfläche, OCR-Fähigkeiten, API-Unterstützung und Community-Aktivität — damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.
Warum ein Open-Source DMS?
Bevor wir in den Vergleich einsteigen, stellt sich die Frage: Warum überhaupt ein Open-Source-System? Die Antwort ist einfach — und mehrfach überzeugend:
- Keine Lizenzkosten: Sie zahlen keine monatlichen Gebühren pro Benutzer. Die Software ist kostenlos nutzbar, und die einzigen Kosten entstehen durch das Hosting.
- Volle Datenkontrolle: Ihre sensiblen Dokumente bleiben auf Ihrem eigenen Server. Kein Drittanbieter hat Zugriff — perfekt für DSGVO-Compliance.
- Anpassbarkeit: Open-Source-Software lässt sich individuell erweitern und an Ihre Geschäftsprozesse anpassen.
- Unabhängigkeit: Kein Vendor-Lock-in. Sie können jederzeit den Anbieter wechseln oder das System selbst betreiben.
- Transparenz: Der Quellcode ist einsehbar. Sie wissen genau, was die Software mit Ihren Daten macht.
Die Kandidaten im Überblick
Paperless-ngx
Paperless-ngx ist der Nachfolger von Paperless und Paperless-ng — ein Community-Fork, der das ursprüngliche Projekt weiterentwickelt hat. Es ist aktuell das beliebteste Open-Source-DMS mit über 23.000 GitHub-Stars (Stand Februar 2026). Paperless-ngx richtet sich an Privatpersonen und kleine Unternehmen, die ihre Papierdokumente digitalisieren und durchsuchbar machen möchten.
Die Software basiert auf Python/Django und verwendet Tesseract für OCR. Die moderne Web-Oberfläche mit Angular bietet ein Dashboard, Tag-System, Korrespondenten-Verwaltung und leistungsfähige Filterfunktionen. Dokumente können per E-Mail, Ordner-Überwachung oder manuellem Upload hinzugefügt werden.
Docspell
Docspell ist ein in Scala geschriebenes DMS, das besonderen Wert auf automatische Dokumentenverarbeitung legt. Es analysiert eingehende Dokumente mit Natural Language Processing (NLP) und versucht, Absender, Datum und Betreff automatisch zu erkennen. Docspell unterstützt mehrere Benutzer mit separaten Organisationen und eignet sich besonders für Teams, die viele eingehende Dokumente verarbeiten.
Die Architektur ist modularer als bei Paperless-ngx: Ein REST-Server kümmert sich um die Daten, ein separater Joex-Server verarbeitet Dokumente im Hintergrund. Dadurch lässt sich die Verarbeitungsleistung unabhängig skalieren.
Mayan EDMS
Mayan EDMS (Electronic Document Management System) ist das Enterprise-Schwergewicht unter den Open-Source-DMS-Lösungen. Es bietet Features, die man sonst nur bei kommerziellen Systemen findet: granulare Zugriffskontrolle (ACLs), Dokumenten-Workflows, Versionierung, digitale Signaturen und Audit-Trails. Mayan EDMS basiert auf Python/Django und ist in Docker-Containern einfach zu deployen.
Die Software richtet sich an Organisationen mit höheren Compliance-Anforderungen und komplexen Dokumenten-Workflows. Die Lernkurve ist allerdings steiler als bei den anderen Kandidaten, und die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich weniger modern.
Teedy
Teedy (ehemals Sismics Docs) ist ein leichtgewichtiges DMS in Java. Es punktet mit extrem niedrigen Systemanforderungen — die Anwendung läuft problemlos auf einem Raspberry Pi. Teedy bietet grundlegende DMS-Funktionen wie Tagging, Volltextsuche, Benutzerrechte und eine REST-API. Die Web-Oberfläche ist übersichtlich und einsteigerfreundlich.
Allerdings ist die Community deutlich kleiner als bei Paperless-ngx, und die Entwicklung verläuft langsamer. Für einfache Anwendungsfälle ist Teedy eine gute Wahl, für wachsende Anforderungen könnte es an Grenzen stoßen.
Feature-Vergleich: Die große Tabelle
| Feature | Paperless-ngx | Docspell | Mayan EDMS | Teedy |
|---|---|---|---|---|
| Sprache | Python/Django | Scala/JVM | Python/Django | Java |
| Installation | Docker (einfach) | Docker (mittel) | Docker (mittel) | Docker / JAR (einfach) |
| RAM-Bedarf | ~1 GB | ~2-3 GB | ~2 GB | ~256 MB |
| Benutzeroberfläche | Modern (Angular) | Funktional (Elm) | Klassisch (Django) | Übersichtlich (AngularJS) |
| OCR-Engine | Tesseract | Tesseract + NLP | Tesseract | Tesseract |
| Auto-Klassifizierung | Tags, Korrespondenten (regelbasiert + ML) | NLP-basiert (automatisch) | Metadaten-Typen, Indizes | Tags (manuell) |
| Mehrbenutzerfähig | Ja (mit Berechtigungen) | Ja (Organisationen) | Ja (ACLs, Rollen, Gruppen) | Ja (einfache Rollen) |
| REST-API | Vollständig | Vollständig | Vollständig | Vollständig |
| E-Mail-Import | Ja (IMAP) | Ja (SMTP/IMAP) | Ja (über Workflows) | Nein |
| Ordner-Überwachung | Ja | Ja | Ja (Watchfolder) | Nein |
| Versionierung | Nein | Nein | Ja | Nein |
| Workflows | Einfach (Matching-Regeln) | Verarbeitung-Pipelines | Vollständige Workflows | Nein |
| Audit-Trail | Einfach (Changelog) | Nein | Ja (vollständig) | Nein |
| Mobile App | Community-Apps | Responsives Web | Responsives Web | Responsives Web |
| GitHub-Stars | ~23.000 | ~1.800 | ~4.800 | ~1.900 |
| Lizenz | GPL-3.0 | AGPL-3.0 | Apache 2.0 | GPL-2.0 |
Installation und Einrichtung
Paperless-ngx: Der Einfachste
Paperless-ngx bietet die unkomplizierteste Installation. Mit Docker Compose ist das System in wenigen Minuten einsatzbereit. Die offizielle Dokumentation enthält fertige docker-compose.yml-Dateien für verschiedene Szenarien (mit oder ohne Redis, PostgreSQL oder SQLite). Die Ersteinrichtung erfolgt über ein Web-Interface, das Sie durch die wichtigsten Einstellungen führt.
Für den Betrieb empfehlen wir mindestens 1 GB RAM und 2 CPU-Kerne. Auf einem typischen VPS läuft Paperless-ngx performant und zuverlässig. Bei unserem Paperless-ngx Managed Hosting übernehmen wir die komplette Einrichtung, Updates und Backups für Sie.
Docspell: Mittlerer Aufwand
Docspell besteht aus zwei Komponenten: dem REST-Server und dem Joex-Verarbeitungsserver. Beide lassen sich über Docker Compose starten, allerdings sind die Konfigurationsmöglichkeiten umfangreicher und die Standardkonfiguration erfordert in der Regel Anpassungen. Die JVM-Basis bedeutet auch, dass Sie mehr RAM einplanen sollten — mindestens 2 GB, besser 3-4 GB.
Die Ersteinrichtung ist nach dem Start unkompliziert: Sie erstellen einen Account und können sofort Dokumente hochladen. Die NLP-Modelle werden beim ersten Start heruntergeladen, was einige Minuten dauern kann.
Mayan EDMS: Professionell, aber komplex
Mayan EDMS bietet ein offizielles Docker-Setup mit Compose-Dateien. Die Installation selbst ist nicht schwieriger als bei Paperless-ngx, aber die Konfiguration und Ersteinrichtung erfordern mehr Einarbeitung. Sie müssen Dokumententypen, Metadaten-Indizes, Workflows und Zugriffsrechte konfigurieren, bevor das System produktiv nutzbar ist.
Für Unternehmen mit Compliance-Anforderungen ist dieser Aufwand gerechtfertigt — Sie erhalten dafür ein System, das revisionssicher und auditfähig arbeitet.
Teedy: Minimaler Aufwand
Teedy ist das leichtgewichtigste System im Vergleich. Es lässt sich als einzelner Docker-Container oder direkt als Java-JAR starten. Mit nur 256 MB RAM läuft es sogar auf einem Raspberry Pi. Die Web-Oberfläche ist sofort nutzbar, und die Grundkonfiguration beschränkt sich auf wenige Einstellungen.
Der Nachteil: Teedy bietet weniger Automatisierungsmöglichkeiten als die anderen Systeme. Dokumente müssen in der Regel manuell hochgeladen und getaggt werden.
OCR und Texterkennung
Die OCR-Qualität ist ein entscheidender Faktor bei der DMS-Wahl. Alle vier Systeme verwenden Tesseract OCR als Engine, unterscheiden sich aber in der Vor- und Nachverarbeitung:
- Paperless-ngx optimiert Scans vor der OCR-Verarbeitung (Bildbereinigung, Ausrichtungskorrektur) und erstellt durchsuchbare PDF/A-Dokumente. Die Erkennungsqualität ist für die meisten Dokumente sehr gut.
- Docspell ergänzt Tesseract mit NLP-Analyse: Nach der OCR-Texterkennung versucht die Software, Absender, Datum und Betreff mit Natural Language Processing zu identifizieren. Das funktioniert besonders gut bei Standarddokumenten wie Rechnungen und Briefen.
- Mayan EDMS bietet solide OCR-Grundfunktionalität mit Tesseract. Die Stärke liegt weniger in der OCR-Qualität als in der Nachverarbeitung: Metadaten-Indizes und Workflows erlauben eine differenzierte Klassifizierung.
- Teedy nutzt Tesseract in der Basiskonfiguration. Die OCR-Qualität ist vergleichbar, aber es fehlen erweiterte Funktionen wie automatische Bildbereinigung oder NLP-Analyse.
API und Integrationen
Alle vier Systeme bieten vollständige REST-APIs, die eine Integration in bestehende Geschäftsprozesse ermöglichen. Besonders relevant für Automatisierung mit Tools wie n8n oder Zapier:
- Paperless-ngx: Umfangreiche REST-API mit Swagger-Dokumentation. Zahlreiche Community-Integrationen für n8n, Home Assistant, iOS-Shortcuts und mehr.
- Docspell: REST-API mit OpenAPI-Spezifikation. Integration über Standard-HTTP-Clients oder Automatisierungstools. Eigener CLI-Client verfügbar.
- Mayan EDMS: REST-API mit umfangreicher Dokumentation. Python-SDK verfügbar. Webhooks für Event-basierte Integrationen.
- Teedy: REST-API für alle grundlegenden Operationen. Die Dokumentation ist weniger umfangreich als bei den anderen Systemen.
Community und Entwicklung
Eine aktive Community ist wichtig für die langfristige Zukunftsfähigkeit einer Open-Source-Software. Hier zeigen sich deutliche Unterschiede:
Paperless-ngx hat mit Abstand die größte und aktivste Community. Regelmäßige Releases (monatlich), schnelle Bugfixes, aktive GitHub-Diskussionen und ein eigener Discord-Server machen es zum am besten unterstützten Projekt. Die Community entwickelt auch zahlreiche Drittanbieter-Tools und Integrationen.
Docspell wird hauptsächlich von einem einzelnen Entwickler gepflegt, hat aber eine kleine, engagierte Community. Releases erscheinen mehrmals im Jahr, und der Entwickler ist in den GitHub-Issues aktiv und hilfsbereit.
Mayan EDMS hat eine mittelgroße Community und wird seit vielen Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Die Entwicklung ist professionell organisiert, aber das Tempo der Neuerungen ist moderater als bei Paperless-ngx.
Teedy hat die kleinste Community. Die Entwicklung verläuft in Schüben, und es gibt längere Phasen ohne Updates. Für grundlegende Funktionen ist das kein Problem, aber neue Features kommen selten hinzu.
Für wen eignet sich welches System?
Basierend auf unserem Vergleich empfehlen wir:
- Paperless-ngx — Für Privatpersonen und kleine Unternehmen, die ein benutzerfreundliches, leistungsfähiges DMS suchen. Beste Wahl für den Einstieg und für die meisten Anwendungsfälle. → Managed Hosting ab 15€/Monat
- Docspell — Für Anwender, die Wert auf automatische Klassifizierung legen und bereit sind, etwas mehr Systemressourcen zu investieren. Gut für Teams mit hohem Dokumentenaufkommen.
- Mayan EDMS — Für Organisationen mit Compliance-Anforderungen, die Versionierung, Audit-Trails und granulare Zugriffsrechte benötigen. Enterprise-Features in einem Open-Source-Paket.
- Teedy — Für Einsteiger mit minimalen Anforderungen oder für den Betrieb auf schwacher Hardware (z.B. Raspberry Pi). Einfach, leichtgewichtig, aber begrenzt in den Möglichkeiten.
Unser Fazit
Nach ausführlichem Vergleich aller vier Systeme kommen wir zu einem klaren Ergebnis: Paperless-ngx ist für die Mehrheit der Anwender die beste Wahl. Es vereint eine intuitive Benutzeroberfläche, starke OCR-Funktionen, eine aktive Community und moderate Systemanforderungen. Die regelmäßigen Updates und die große Community sorgen dafür, dass das System kontinuierlich besser wird.
Nur in spezifischen Szenarien machen die Alternativen mehr Sinn: Wenn Sie Enterprise-Compliance-Features brauchen (Mayan EDMS), wenn automatische NLP-Klassifizierung oberste Priorität hat (Docspell), oder wenn Sie ein Minimal-System für schwache Hardware suchen (Teedy).
Wir bei fokus it solutions setzen auf Paperless-ngx und bieten fertig eingerichtetes Managed Hosting an — inklusive Updates, Backups und deutschem Support. So können Sie sich auf Ihre Dokumente konzentrieren, statt sich um Server-Administration zu kümmern.