Automatisierung für kleine Unternehmen – Mit n8n Workflows aufbauen

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bedeutet, wiederkehrende Geschäftsprozesse von Software erledigen zu lassen, anstatt sie manuell auszuführen. Jedes Unternehmen – egal wie klein – hat Dutzende solcher wiederkehrenden Aufgaben: E-Mails weiterleiten, Daten zwischen Systemen synchronisieren, Berichte erstellen, Kunden benachrichtigen, Rechnungen archivieren.

Einzeln betrachtet dauert jede dieser Aufgaben nur ein paar Minuten. In der Summe kommen aber schnell mehrere Stunden pro Woche zusammen – Stunden, die Sie besser für Ihr Kerngeschäft nutzen könnten.

Wir bei fokus it solutions erleben immer wieder, wie überrascht unsere Kunden sind, wenn sie sehen, was sich alles automatisieren lässt. Ein Handwerksbetrieb, der Anfragen per E-Mail automatisch in sein CRM überträgt. Ein Steuerberater, der eingehende Belege automatisch in Paperless-ngx archiviert. Ein Online-Shop, der Bestellbestätigungen und Versandbenachrichtigungen vollautomatisch versendet.

Der Schlüssel zu all dem: die richtige Automatisierungsplattform. Und hier kommt n8n ins Spiel.

n8n: Die Open-Source-Alternative zu Zapier

n8n (ausgesprochen „n-eight-n" oder einfach „nodemation") ist eine Open-Source-Plattform für Workflow-Automatisierung. Sie wurde 2019 von Jan Oberhauser in Berlin gegründet und hat seitdem eine große und aktive Community aufgebaut.

Das Prinzip ist einfach: Sie erstellen Workflows in einem visuellen Editor. Jeder Workflow besteht aus Knoten (Nodes), die Aktionen ausführen – z.B. „Neue E-Mail empfangen", „Daten aus einer Tabelle lesen", „Nachricht in Slack senden" oder „Eintrag in der Datenbank erstellen". Diese Knoten verbinden Sie miteinander, und n8n führt den Workflow automatisch aus, wenn der Trigger-Event eintritt.

Was macht n8n besonders?

• Open Source: Der Quellcode ist öffentlich. Sie können n8n kostenlos auf Ihrem eigenen Server betreiben – keine monatlichen Lizenzgebühren.
• Self-hosted: Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server. Keine Datenübertragung an Drittanbieter in den USA.
• Visueller Editor: Workflows werden per Drag & Drop erstellt. Keine Programmierung nötig (aber möglich, wenn gewünscht).
• 400+ Integrationen: Von Google Sheets über Slack bis hin zu benutzerdefinierten APIs – n8n verbindet sich mit fast jedem Dienst.
• Flexibel: Für einfache Automatisierungen genauso geeignet wie für komplexe Geschäftsprozesse mit Bedingungen, Schleifen und Fehlerbehandlung.
• Code-fähig: Fortgeschrittene Nutzer können JavaScript- oder Python-Code in Workflows einbauen.

n8n vs. Zapier & Make: Der Vergleich

Zapier und Make (ehemals Integromat) sind die bekanntesten kommerziellen Automatisierungsplattformen. Sie bieten ähnliche Funktionen wie n8n, aber mit entscheidenden Unterschieden:

Unser Fazit: Zapier hat die meisten Integrationen, ist aber teuer und DSGVO-problematisch. Make ist ein guter Kompromiss, aber weiterhin Cloud-basiert. Für Unternehmen in Deutschland, die Wert auf Datenschutz und Kostenkontrolle legen, ist n8n die beste Wahl.

Anwendungsfälle: Was können Sie automatisieren?

Die Einsatzmöglichkeiten von n8n sind nahezu unbegrenzt. Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle, die wir bei unseren Kunden umsetzen:

CRM-Automatisierung

Ein neuer Kontakt füllt das Formular auf Ihrer Website aus? n8n kann automatisch einen Eintrag in Ihrem CRM erstellen, eine Willkommens-E-Mail senden und den Vertrieb benachrichtigen. Wenn der Kontakt ein bestimmtes Produkt anfragt, wird er automatisch dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen.

Typische CRM-Workflows:

• Kontaktformular → CRM-Eintrag + E-Mail-Benachrichtigung
• Neuer Kunde → Willkommensserie per E-Mail (Onboarding)
• Lead-Scoring → Automatische Priorisierung von Anfragen
• Follow-up → Erinnerung an den Vertrieb nach X Tagen ohne Antwort

Buchhaltung und Rechnungswesen

Rechnungen, die per E-Mail eingehen, können automatisch in Paperless-ngx archiviert und gleichzeitig an die Buchhaltungssoftware übergeben werden. Ausgangsrechnungen können automatisch aus Projektdaten generiert werden.

• Eingangsrechnung per E-Mail → Paperless-ngx + Buchhaltung
• Neuer Auftrag → Automatische Rechnungserstellung
• Zahlungseingang → Rechnung als bezahlt markieren + Kundenbenachrichtigung
• Monatliche Reports → Automatisch generiert und per E-Mail versendet

E-Mail-Automatisierung

E-Mails sind immer noch das wichtigste Kommunikationsmittel in Unternehmen – und gleichzeitig ein enormer Zeitfresser. Mit n8n können Sie E-Mail-Workflows automatisieren:

• Bestimmte E-Mails automatisch weiterleiten oder kategorisieren
• Automatische Antworten auf häufig gestellte Fragen
• Newsletter-Versand bei neuen Blog-Beiträgen
• Erinnerungen bei unbeantworteten E-Mails

Dateiverwaltung und Backup

n8n kann Dateien zwischen verschiedenen Systemen synchronisieren und automatische Backups erstellen:

• Neue Dateien in Nextcloud → Automatisches Backup auf zweitem Server
• Neue Fotos auf dem Smartphone → Automatisch in Nextcloud hochladen und sortieren
• Dokumente aus einem Ordner → Automatisch in Paperless-ngx importieren

Social Media und Marketing

Auch Marketing-Aufgaben lassen sich teilweise automatisieren:

• Neuer Blog-Beitrag → Automatisch auf Social-Media-Kanälen teilen
• Neue Bewertung auf Google → Benachrichtigung per E-Mail oder Slack
• Wöchentlicher Report → Website-Statistiken zusammenfassen und versenden

Self-hosted: Warum n8n auf dem eigenen Server?

n8n bietet sowohl eine Cloud-Version als auch die Möglichkeit, die Software auf dem eigenen Server zu betreiben. Wir empfehlen für die meisten Unternehmen die Self-hosted-Variante – und zwar aus guten Gründen:

DSGVO-Konformität

Automatisierungsplattformen verarbeiten oft sensible Daten: Kundendaten, E-Mail-Inhalte, Rechnungsinformationen. Wenn diese Daten über Cloud-Server in den USA laufen, ist die DSGVO-Konformität gefährdet. Mit n8n auf Ihrem eigenen Server in Deutschland bleiben alle Daten unter Ihrer Kontrolle.

Keine Task-Limits

Cloud-basierte Automatisierungsplattformen berechnen nach „Tasks" oder „Operations". Bei Zapier sind z.B. im günstigsten bezahlten Plan nur 750 Tasks pro Monat enthalten. Ein einziger Workflow, der täglich läuft und 10 Schritte hat, verbraucht bereits 300 Tasks pro Monat. Self-hosted n8n hat keine solchen Limits – Ihre Workflows können so oft laufen, wie Sie möchten.

Volle Kontrolle

Self-hosted bedeutet: Sie entscheiden, wann Updates installiert werden. Sie können n8n an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie haben Zugriff auf alle Logs und können Probleme selbst diagnostizieren (oder uns damit beauftragen). Und wenn n8n morgen seine Geschäftsbedingungen ändert, sind Sie nicht betroffen – Sie betreiben Ihre eigene Instanz.

Kostenersparnis auf lange Sicht

Ein Debian VPS bei uns kostet ab 19 €/Monat. Darauf können Sie n8n mit hunderten Workflows betreiben – ohne zusätzliche Kosten pro Task. Im Vergleich: Zapier kostet bei 10.000 Tasks/Monat bereits 73 $/Monat, und die Kosten steigen schnell weiter.

Einstieg: Ihre ersten Schritte mit n8n

Der Einstieg in n8n ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Sie brauchen keine Programmierkenntnisse – der visuelle Editor ist intuitiv und es gibt eine große Bibliothek an fertigen Workflow-Templates.

Schritt 1: Server einrichten

n8n läuft ideal auf einem Debian-Server mit Docker. Wir richten den Server für Sie ein – inklusive n8n-Installation, SSL-Zertifikat und automatischen Backups. Innerhalb eines Werktages ist Ihre n8n-Instanz einsatzbereit.

Schritt 2: Erste Verbindungen herstellen

In n8n verbinden Sie Ihre bestehenden Dienste über „Credentials": E-Mail-Konto, Google Sheets, CRM, Buchhaltungssoftware, Nextcloud etc. Die Einrichtung erfolgt über einen geführten Dialog – Sie müssen nur API-Schlüssel oder Login-Daten eingeben.

Schritt 3: Ersten Workflow erstellen

Beginnen Sie mit einem einfachen Workflow. Zum Beispiel: „Wenn eine neue E-Mail mit dem Betreff ‚Rechnung' eingeht, speichere den Anhang in Nextcloud und benachrichtige mich per Telegram." Solche Workflows sind in 10-15 Minuten erstellt und sparen Ihnen sofort Zeit.

Schritt 4: Erweitern und optimieren

Wenn Ihr erster Workflow läuft, werden Sie schnell weitere Automatisierungsmöglichkeiten entdecken. Die meisten unserer Kunden starten mit 2-3 Workflows und haben nach einigen Monaten 10-20 aktive Automatisierungen – die zusammen mehrere Stunden pro Woche einsparen.

Tipp: Starten Sie nicht mit dem komplexesten Prozess, sondern mit dem nervigsten. Die Aufgabe, die Sie am meisten frustriert, ist der beste Kandidat für Ihre erste Automatisierung.

Kosten: Was brauchen Sie für n8n?

n8n selbst ist als Open-Source-Software kostenlos. Die einzigen Kosten entstehen für das Hosting – also den Server, auf dem n8n läuft.

Größere Server mit mehr Ressourcen sind verfügbar, wenn Sie komplexere Workflows oder viele gleichzeitige Ausführungen benötigen. Sprechen Sie uns einfach an – wir beraten Sie gerne zur optimalen Konfiguration.

Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung

Was ist n8n?

n8n ist eine Open-Source-Plattform für Workflow-Automatisierung. Sie verbindet verschiedene Apps und Dienste miteinander und automatisiert wiederkehrende Aufgaben – ähnlich wie Zapier, aber self-hosted und DSGVO-konform. Der visuelle Editor macht die Erstellung von Workflows einfach und zugänglich.

Was kostet Automatisierung mit n8n?

n8n selbst ist kostenlos (Open Source). Für das Hosting benötigen Sie einen Server – bei fokus hosting ab 19 €/Monat für einen Debian VPS. Im Vergleich zu Zapier (ab 73 $/Monat für 10.000 Tasks) ist das deutlich günstiger, vor allem weil es keine Task-Limits gibt.

Brauche ich Programmierkenntnisse für n8n?

Nein, n8n hat einen visuellen Editor, in dem Sie Workflows per Drag & Drop erstellen. Für einfache Automatisierungen sind keine Programmierkenntnisse nötig. Für fortgeschrittene Workflows können Sie optional JavaScript oder Python einsetzen – müssen aber nicht.

Ist n8n DSGVO-konform?

Ja, wenn Sie n8n self-hosted betreiben. Die Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server in Deutschland – im Gegensatz zu Cloud-Diensten wie Zapier, die Daten in den USA verarbeiten. Zusammen mit einem AV-Vertrag für das Server-Hosting ist Ihre Automatisierung vollständig DSGVO-konform.

Kann fokus it solutions mir bei der Einrichtung helfen?

Ja, selbstverständlich. Wir richten nicht nur den Server und n8n für Sie ein, sondern helfen auch bei der Erstellung Ihrer ersten Workflows. Wenn Sie uns Ihre Prozesse beschreiben, bauen wir die passende Automatisierung für Sie – oder schulen Sie, damit Sie es selbst können.