n8n ist ein mächtiges Open-Source-Tool für Workflow-Automatisierung — aber der Einstieg kann überwältigend wirken. Diese Anleitung auf Deutsch führt Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Konzepte: von der Oberfläche über Nodes und Trigger bis hin zu fertigen Beispiel-Workflows, die Sie direkt nachbauen können.
n8n Grundlagen: Die Oberfläche verstehen
Wenn Sie n8n zum ersten Mal öffnen, sehen Sie den Workflow-Editor — eine leere Arbeitsfläche, auf der Sie Ihre Automatisierungen visuell zusammenbauen. Die wichtigsten Bereiche der n8n-Oberfläche sind:
- 📋Workflow-Canvas: Die zentrale Arbeitsfläche, auf der Sie Nodes platzieren und verbinden. Per Drag & Drop können Sie Nodes anordnen und mit Linien (Connections) verbinden.
- ➕Node-Panel: Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um neue Nodes hinzuzufügen. Sie können nach Namen suchen oder Kategorien durchstöbern.
- ▶️Execute-Button: Startet den gesamten Workflow manuell. Ideal zum Testen, bevor Sie den Workflow aktivieren.
- 🔄Aktivierungs-Toggle: Schaltet den Workflow „live" — Trigger-Nodes lauschen dann auf eingehende Ereignisse.
- 📊Executions-Log: Zeigt vergangene Ausführungen mit allen Daten — unverzichtbar für Debugging.
Falls Sie n8n noch nicht installiert haben, finden Sie in unserer n8n Installations-Anleitung alles, was Sie brauchen — von Docker über npm bis zum Apache Reverse-Proxy.
Nodes: Die Bausteine Ihrer Workflows
Nodes sind das Herzstück von n8n. Jeder Node führt eine bestimmte Aktion aus — eine E-Mail senden, Daten aus einer Datenbank lesen, eine Bedingung prüfen oder eine API aufrufen. n8n bietet über 400 vorgefertigte Nodes für die gängigsten Dienste.
Node-Typen im Überblick
🔌 App-Nodes
Verbinden sich mit externen Diensten: Gmail, Slack, Google Sheets, Notion, Airtable, Telegram, MySQL, PostgreSQL und viele mehr. Jeder App-Node hat spezifische Aktionen — z.B. „Send Message" bei Slack oder „Append Row" bei Google Sheets.
⚙️ Core-Nodes
Allgemeine Funktionen, die in fast jedem Workflow nützlich sind: Set (Daten setzen), IF (Bedingungen), Switch (Verzweigungen), Merge (Daten zusammenführen), Code (JavaScript ausführen), HTTP Request (beliebige APIs aufrufen).
🎯 Trigger-Nodes
Starten einen Workflow automatisch: Webhook (bei HTTP-Request), Cron (zeitgesteuert), Email Trigger (bei neuer E-Mail), RSS Feed Trigger (bei neuem Feed-Eintrag) und viele dienstspezifische Trigger.
Einen Node konfigurieren
Wenn Sie einen Node auf den Canvas ziehen und anklicken, öffnet sich das Konfigurationspanel. Hier legen Sie fest, was der Node tun soll. Die meisten Nodes haben folgende Bereiche:
- 1.Credentials: Zugangsdaten für den externen Dienst (einmalig einrichten, dann wiederverwendbar)
- 2.Resource/Operation: Was soll der Node tun? Z.B. bei Google Sheets: „Spreadsheet → Append Row"
- 3.Parameters: Spezifische Einstellungen — welche Daten sollen wo hin?
- 4.Options: Erweiterte Einstellungen wie Batch-Verarbeitung oder Error Handling
Connections: Nodes verbinden
Connections sind die Linien zwischen Nodes — sie bestimmen den Datenfluss. Daten fließen von links nach rechts, vom Ausgang (Output) eines Nodes zum Eingang (Input) des nächsten.
Wichtige Regeln für Connections
- ✓Ein Node kann mehrere Ausgänge haben — z.B. der IF-Node hat „true" und „false"
- ✓Ein Node kann Daten an mehrere Nodes weitergeben — für parallele Verarbeitung
- ✓Merge-Nodes kombinieren Daten aus mehreren Quellen wieder zusammen
- ✓Jede Connection transportiert ein Array von Items — n8n verarbeitet standardmäßig jedes Item einzeln
Trigger: Workflows automatisch starten
Ein Workflow ohne Trigger muss manuell gestartet werden. Trigger-Nodes machen Ihre Automatisierung erst richtig „automatisch". Hier die wichtigsten Trigger-Typen:
| Trigger | Auslöser | Beispiel |
|---|---|---|
| Schedule Trigger | Zeitplan (Cron) | Jeden Montag um 9:00 Uhr |
| Webhook | HTTP-Request | Formular-Eingang, API-Call |
| Email Trigger (IMAP) | Neue E-Mail | Rechnungen verarbeiten |
| RSS Feed Trigger | Neuer Feed-Eintrag | Blog-Posts weiterleiten |
| Telegram Trigger | Telegram-Nachricht | Bot-Befehle verarbeiten |
| Google Sheets Trigger | Neue Zeile/Änderung | CRM-Updates verarbeiten |
Jeder Workflow beginnt mit genau einem Trigger-Node. Sie können aber mehrere Workflows haben, die über Webhooks miteinander kommunizieren.
Credentials: Zugangsdaten sicher verwalten
Credentials sind die Zugangsdaten, mit denen sich n8n bei externen Diensten anmeldet — API-Keys, OAuth-Tokens, Passwörter. n8n speichert diese verschlüsselt und Sie können sie in mehreren Workflows wiederverwenden.
Credentials einrichten (Beispiel: Gmail)
- 1.Klicken Sie im Gmail-Node auf „Create New Credential"
- 2.Wählen Sie die Authentifizierungsmethode — bei Gmail ist OAuth2 empfohlen
- 3.Folgen Sie dem OAuth-Flow: Google-Konto auswählen, Berechtigungen erteilen
- 4.Die Credential wird gespeichert und ist sofort in allen Gmail-Nodes verfügbar
💡 Tipp: Credentials organisieren
Geben Sie Ihren Credentials aussagekräftige Namen — z.B. „Gmail — Firmen-Account" statt einfach nur „Gmail". So behalten Sie den Überblick, besonders wenn Sie mehrere Konten desselben Dienstes verwenden.
Expressions: Dynamische Daten verwenden
Expressions sind der Schlüssel zu dynamischen Workflows. Statt feste Werte einzugeben, können Sie mit Expressions auf Daten aus vorherigen Nodes zugreifen. Die Syntax nutzt doppelte geschweifte Klammern:
{{ $json.email }} // E-Mail-Adresse aus dem vorherigen Node
{{ $json.name.toUpperCase() }} // Name in Großbuchstaben
{{ $now.format('dd.MM.yyyy') }} // Heutiges Datum formatiert
{{ $json.amount > 100 ? 'Groß' : 'Klein' }} // Bedingung
Häufig verwendete Expressions
{{ $json.fieldName }}— Zugriff auf ein Feld des aktuellen Items{{ $node["NodeName"].json.field }}— Zugriff auf Daten eines bestimmten Nodes{{ $now }}— Aktueller Zeitstempel{{ $workflow.id }}— ID des aktuellen Workflows{{ $env.MY_VARIABLE }}— Umgebungsvariable{{ $items().length }}— Anzahl der Items
Error Handling: Fehler abfangen
In produktiven Workflows können Fehler auftreten — eine API ist nicht erreichbar, eine E-Mail-Adresse ist ungültig oder ein Feld fehlt. n8n bietet mehrere Mechanismen, um damit umzugehen:
🔄 Retry on Fail
Aktivieren Sie in den Node-Settings „Retry on Fail". n8n versucht die Aktion bis zu 3-mal erneut, mit konfigurierbarer Wartezeit dazwischen. Ideal für temporäre API-Fehler.
⚠️ Error Workflow
Unter Workflow-Settings können Sie einen „Error Workflow" hinterlegen. Dieser wird automatisch ausgeführt, wenn der Hauptworkflow fehlschlägt — z.B. um eine Benachrichtigung per Slack oder E-Mail zu senden.
🔀 Continue on Fail
Wenn ein einzelner Node fehlschlagen darf, ohne den gesamten Workflow zu stoppen, aktivieren Sie „Continue on Fail". Der nächste Node erhält dann die Fehlermeldung als Daten.
Beispiel-Workflows zum Nachbauen
Theorie ist gut, Praxis ist besser. Hier sind drei vollständige Workflows, die Sie direkt in Ihrem n8n nachbauen können:
📧 Workflow 1: E-Mail-Weiterleitung an Slack
Neue E-Mails automatisch als Nachricht in einen Slack-Kanal posten — perfekt für Team-Benachrichtigungen.
Nodes:
- 1.Email Trigger (IMAP) — Überwacht Ihr Postfach auf neue E-Mails. Credentials: IMAP-Server, Benutzer, Passwort.
- 2.Set — Extrahiert Betreff, Absender und Vorschau-Text:
{{ $json.subject }},{{ $json.from.text }} - 3.Slack — Sendet eine formatierte Nachricht an
#email-eingang
📰 Workflow 2: RSS-Feed zu Telegram
Neue Artikel aus einem RSS-Feed automatisch an einen Telegram-Kanal oder eine Gruppe senden.
Nodes:
- 1.RSS Feed Trigger — Feed-URL eintragen, Polling-Intervall auf 15 Minuten setzen
- 2.Telegram — Sendet Titel und Link:
📰 {{ $json.title }}\n{{ $json.link }}
📊 Workflow 3: Täglicher Datenbank-Report per E-Mail
Jeden Morgen um 8:00 Uhr eine SQL-Abfrage ausführen und das Ergebnis als E-Mail versenden.
Nodes:
- 1.Schedule Trigger — Cron-Expression:
0 8 * * *(täglich 8:00 Uhr) - 2.MySQL/PostgreSQL — SQL-Query ausführen, z.B.
SELECT COUNT(*) as orders FROM orders WHERE date = CURDATE()-1 - 3.HTML — Ergebnis als HTML-Tabelle formatieren
- 4.Send Email — HTML-Report an das Team senden
Weitere Automatisierungsideen speziell für Unternehmen finden Sie in unserem Artikel Automatisierung für kleine Unternehmen.
10 Tipps für bessere n8n-Workflows
- 1.Klein anfangen: Starten Sie mit einfachen 2-3-Node-Workflows, bevor Sie komplexe Automatisierungen bauen
- 2.Testen, testen, testen: Nutzen Sie den „Execute"-Button und prüfen Sie die Daten nach jedem Node
- 3.Sticky Notes: Dokumentieren Sie Ihre Workflows mit Sticky Notes direkt auf dem Canvas
- 4.Sub-Workflows: Lagern Sie wiederkehrende Logik in eigene Workflows aus und rufen Sie diese per „Execute Workflow"-Node auf
- 5.Error Workflows: Richten Sie immer einen Error-Workflow ein, der Sie bei Fehlern benachrichtigt
- 6.Credentials benennen: Verwenden Sie aussagekräftige Namen für Ihre Zugangsdaten
- 7.Versionierung: Exportieren Sie wichtige Workflows regelmäßig als JSON-Datei
- 8.HTTP Request Node: Wenn kein nativer Node existiert, nutzen Sie den HTTP Request Node — damit erreichen Sie jede API
- 9.Execution Data prunen: Aktivieren Sie automatisches Löschen alter Ausführungsdaten, um Speicher zu sparen
- 10.Community-Templates: n8n hat eine aktive Community mit hunderten fertigen Workflow-Templates
🤔 n8n oder doch lieber Zapier?
n8n ist nicht die einzige Option für Workflow-Automatisierung. In unserem ausführlichen Vergleich n8n vs. Zapier analysieren wir Kosten, Features, Datenschutz und Lernkurve. Und in unserer Übersicht der besten Workflow-Automatisierung-Tools vergleichen wir n8n, Zapier, Make, Power Automate und IFTTT.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse für n8n?
Nein, n8n ist ein No-Code/Low-Code-Tool. Die meisten Workflows lassen sich komplett visuell per Drag & Drop erstellen. Für komplexere Logik können Sie JavaScript-Expressions nutzen — aber das ist optional.
Was sind Nodes in n8n?
Nodes sind die Bausteine eines Workflows. Jeder Node führt eine bestimmte Aktion aus — z.B. eine E-Mail senden, Daten aus einer API lesen oder eine Bedingung prüfen. Nodes werden per Drag & Drop verbunden.
Was ist der Unterschied zwischen Trigger und regulären Nodes?
Trigger-Nodes starten einen Workflow automatisch, z.B. bei einem eingehenden Webhook, einer neuen E-Mail oder zu einer bestimmten Uhrzeit. Reguläre Nodes verarbeiten die Daten dann weiter.
Kann ich n8n kostenlos nutzen?
Ja, die Self-Hosted Community Edition ist vollständig kostenlos. Sie können n8n auf Ihrem eigenen Server oder einem Managed VPS installieren und unbegrenzt Workflows ausführen.
Wie viele Integrationen hat n8n?
n8n bietet über 400 native Integrationen. Über den HTTP-Request-Node können Sie zudem jede beliebige API anbinden — die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt.